Betriebsvereinbarung über die Einführung und Anwendung des Personalabrechnungssystems SAP - HR

Stand Januar 1997

    Die dieser Vereinbarung zugrundeliegende Regelungsidee verfolgt nicht mehr die Absicht, das System in aller Ausführlichkeit mit Datenkatalog, Schlüsselverzeichnis, Ausgabenkatalog, Schnittstellenbeschreibung usw. festzulegen. Es weden lediglich für besonders schutzwürdig erachtete Datenbestände (z.B. Fehlzeiten, persönliche Beurteilungen, Bestandteile des indiv. Leistungslohns) eingeschränkte Verarbeitungen vereinbart. Diese Einschränkungen betreffen die Festlegung der erlaubten Auswertungen, die Unterbindung der freien Abfrage und der Ausschluß einer Datenübertragung auf die PC-Ebene.Noch weitere Vereinfachungen befinden sich in einem Entwurf aus dem Januar 1998.

 

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt Einführung und Anwendung des SAP-R/3-Systems Human Resources (HR). Die Einführung erfolgt pilotweise im Werk ... der ... AG. Die Betriebsvereinbarung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Daten im System verarbeitet werden.

 

2. Zielsetzung/Nutzungsumfang

Der Einsatz des SAP-Systems HR dient der Durchführung der

Diese Vereinbarung dient dem Zweck, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor den Gefahren einer technischen Überwachung ihrer Leistung und ihres Verhaltens zu schützen.
Für die Verarbeitung der persönlichen Daten im System HR gelten die Grundsätze der Zweckbindung, Transparenz und Verhältnismäßigkeit, d.h.

Beide Seiten stimmen insbesondere darin überein, daß ein sparsamer und ein stets nur an konkrete Aufgabenstellungen der Personalwirtschaft gebundener Umgang mit persönlichen Arbeitnehmerdaten erfolgt.

Sollten Daten, die Leistung und/oder Verhalten von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern beschreiben, unter Verstoß gegen diese Betriebsvereinbarung erhoben oder verarbeitet werden, so sind hierauf gestützte personelle Einzelmaßnahmen unwirksam.

 

3. Organisation der Verarbeitung

Die Endgeräte der Benutzer sind mit dem SAP-HR-Server verbundene PC, auf denen neben dem SAP-HR-System die üblichen Bürobearbeitungs- und -kommunikationsfunktionen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen, elektronische Post) zur Verfügung stehen.

 

4. Personenbezogene Daten im System

Anlage 1 enthält alle genutzten SAP-Infotypen mit den dazugehörigen Datenfeldern.

Daten, die z.B. Informationen über

der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschreiben, gelten als besonders schutzwürdig im Sinne dieser Vereinbarung und sind in Anlage 1 besonders gekennzeichnet.

Daten, die zur Unterstützung der Aufgaben des werksärztlichen Dienstes benutzt werden (z.B. Termine für arbeitsmedizinische Untersuchungen), werden nicht im System SAP-HR gespeichert oder verarbeitet.

Anmerkung: Besonders schutzwürdige Daten befinden sich z.B. in den Infotypen

  • 2001 Abwesenheiten
  • 2002 Anwesenheiten
  • 2005 Mehrarbeit
  • 2011 Zeitergebnisse
  • 2012 Saldokorrekturen
  • 2050 Zeiterfassung
  • Jahreskalender
  • 2051 Zeiterfassung
  • 2053 Monatskalender (falls benutzt)
  • 2052 Wochenerfassung (falls benutzt)

...........

In Anlage 2 ist der verwendete Zeitartenschlüssel vereinbart, aus dem alle benutzten Fehlzeiten hervorgehen.

In regelmäßigen Abständen (in der Regel alle zwei Jahre) werden die Infotypen und die in ihnen verwendeten Schlüssel auf ihre Erforderlichkeit überprüft. Nicht mehr benötigte Infotypen werden deaktiviert; in den Schlüsseltabellen werden nicht mehr benötigte Merkmale entfernt. Der Gesamtbetriebsrat wird über das Ergebnis dieser Überprüfung informiert.

 

5. Regelmäßig erstellbare Auswertungen

Alle mit Hilfe des Systems durchgeführten Standardausgaben sind dokumentiert. Die Dokumentation kann vom Gesamtbetriebsrat sowie den örtlich zuständigen Betriebsräten eingesehen werden. Alle Ausgaben, bei deren Erstellung auf im Sinne der Ziffer 4 dieser Vereinbarung besonders schutzwürdige Daten zugegriffen wird, sind in Anlage 3 durch je ein Muster der Ausgabe vereinbart. Auf dem Muster sind ferner die Häufigkeit oder der Anlaß der Erstellung und der Verteilerkreis festgehalten.

 

6. ABAP-Query oder vergleichbare Reportwritingsysteme

Gemäß Ziffer 4 dieser Vereinbarung als besonders schutzwürdig bezeichnete Daten werden für ABAP-Query oder vergleichbare Softwaresysteme nicht zur Verfügung gestellt.

 

7. Übertragung von SAP-Daten auf Personal Computer und Datenbanken

Gemäß Ziffer 4 dieser Vereinbarung als besonders schutzwürdig bezeichnete Daten werden für eine Übertragung aus dem SAP-HR-System in Programme, die Tabellenkalkulations- bzw. Datenbankfunktionen enthalten, auf der PC-Ebene nicht zur Verfügung gestellt.

Anmerkung: Die routinemäßigen SAP-HR-Bildschirmdarstellungen müssen so verändert werden, daß die dort neben der Druck-Option üblicherweise erscheinenden Menübefehle Word und Excel (bzw. Aufruf eines anderen Tabellenkalkulationssystems) nicht mehr zur Verfügung stehen. Dies ist z.B. durch die Definition eines alternativen "Dynpro" möglich, das allen Anzeigen zugeordnet werden muß, in denen besonders schutzwürdige Daten verwendet werden.

ABAP-Programme, die auf besonders schutzwürdige Daten zugreifen, dürfen keine Download-Möglichkeiten enthalten. Es besteht Einvernehmen darüber, daß PC-Programme lediglich zur Ergebnisdarstellung von Ausarbeitungen und Auswertungen, nicht aber zur dauerhaften Speicherung von Personaldaten benutzt werden. Es werden keine PC-Personaldatenbanken neben der zentralen SAP-HR-Datenbasis aufgebaut. Insbesondere ist es nicht erlaubt, Personaldaten auf bewegliche Rechner (Notebooks usw.) oder bewegliche Datenträger zu kopieren und aus dem Betrieb zu entfernen. Alle Benutzer werden auf die Einhaltung dieser Regelung ausdrücklich verpflichtet.

 

8. Schnittstellen zu anderen Systemen

Es gilt der Grundsatz, daß SAP-HR keine Daten in personenidentifizierender Form an andere Anwendungssysteme weitergibt. Ausnahmen hiervon sind in einer gesonderten Anlage (Anlage 4) zu vereinbaren.

 

9. Zugriffsberechtigungen

Die Struktur der vergebenen Berechtigungen ist in Anlage 5 vereinbart (Bezeichnung des Personenkreises, der erlaubten Daten und der Programmfunktionen). Den örtlich zuständigen Betriebsräten werden die Namen der berechtigten Personen mitgeteilt.

 

10. Bürokommunikations- und Workflow-Funktionen

Alle Zugriffsberechtigten sind verpflichtet, per elektronischer Post keine Personaldaten zu versenden; davon ausgenommen sind statistische Auswertungen, die keinen Personenbezug mehr erkennen lassen sowie die Übersendung von Arbeitsunterlagen von Person zu Person im Einzelfall innerhalb der Abteilung (z.B. Reisekostenformular). Workflow-Funktionen werden grundsätzlich so eingerichtet, daß sie den Charakter von Bearbeitungsvorschlägen für die Systembenutzer haben, diese jederzeit aber über die Möglichkeit verfügen, von den im System hinterlegten Vorschlägen abzuweichen.

 

11. Weitere Regelungen

11.1 Informationsrechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten alle zwei Jahre einen Ausdruck aller über sie gespeicherten Stammdaten.

11.2 Rechte der Betriebsräte

Der Gesamtbetriebsrat sowie die örtlich zuständigen Betriebsräte erhalten regelmäßig im Rahmen ihrer Aufgaben gemäß dem Betriebsverfassungsgesetz die mit ihnen vereinbarten Auswertungen. Diese sind in Anlage 6 dokumentiert. Die Betriebsräte erhalten ebenfalls eine Zugriffsmöglichkeit auf mit ihnen vereinbarte Personaldaten. Der Umfang dieser Berechtigung ist ebenfalls in Anlage 6 dokumentiert. Ferner haben sie das Recht, während der Systemeinführung zwecks Verfolgung des Projektfortschritts die Projektdokumentation einzusehen. Im System werden - die Einrichtung sowie die Änderung von Berechtigungsprofilen, - deren Freigabe und Zuordnung zu Benutzern, - die Zuordnung von Dynpros zu Bildschirmbildern sowie - die Zuordnung von Datenfeldern zu Sachgebietsgruppen im Rahmen der ABAP-Query-Berechtigungen elektronisch zwangsprotokolliert. Der Gesamtbetriebsrat sowie die örtlich zuständigen Betriebsräte erhalten eine Online-Berechtigung, mit deren Hilfe sie dieses Protokoll jederzeit einsehen und sich ausdrucken lassen können. Unmittelbar nach Aufnahme des Produktivbetriebes mit dem System werden den Betriebsräten die Schutzvorkehrungen erläutert, die zwecks Einhaltung und Überprüfbarkeit der Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung durchgeführt wurden. Auf ihren Wunsch wird diese Erläuterung wiederholt.

11.3 Weitergabe von Personaldaten an Dritte

Die Weitergabe von Daten aus dem System an Dritte im Sinne des Datenschutzgesetzes richtet sich nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes.

 

12. Qualifizierung der Benutzer

Alle HR-berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten eine Grundschulung über die SAP-HR-Anwendung und die Nutzung ihrer Personal Computer. Die Qualifizierungsmaßnahmen finden wärend der Arbeitszeit statt. Es wird darauf geachtet, daß Schulung und Aufnahme der Arbeit mit HR zeitlich eng zusammenliegen. Während der Einarbeitungsphase des HR-Systems stehen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ansprechpersonen zur Verfügung, an die sie sich bei Fragen und Problemen wenden können.

 

13. Beteiligung der Benutzer an der Systemgestaltung

Spätestens 6 Monate nach Aufnahme der Arbeit mit dem HR-System findet ein Erfahrungsaustausch zwischen den Projektverantwortlichen und den Benutzern statt. Die Ergebnisse werden im Customizing des Systems (Anpassung des Systems an die betrieblichen Wünsche) berücksichtigt.

 

14. Änderungen und Erweiterungen des Systems

14.1 Information des Betriebsrats

Der Gesamtbetriebsrat und die örtlich zuständigen Betriebsräte werden über alle inhaltlichen Änderungen und Erweiterungen des SAP-HR-Systems informiert, insbesondere über neue Funktionen bei Releasewechsel.

14.2 Übernahme des Systems durch andere Betriebe

Anlage 7 enthält den Zeitplan für die Einführung des Systems in anderen Werken. Er wird im Einvernehmen mit dem Gesamtbetriebsrat auf dem aktuellen Stand gehalten.

14.3 Änderungen der Anlagen

Bei Änderungen und Erweiterungen der Anlage 1 (Daten) erzielen Unternehmen und Gesamtbetriebsrat Einvernehmen darüber, ob die Änderung besonders schutzwürdige Daten umfaßt. Ist dies der Fall, so erfolgt eine entsprechende Dokumentation in Anlage 1. Änderungen der Anlagen 2 bis 7 (Zeitarten, Auswertungen besonders schutzwürdiger Daten, Schnittstellen zu anderen Systemen, Struktur der Zugriffsrechte, Auswertungen für die Betriebsräte, Zeitplan) bedürfen des gegenseitigen Einvernehmens. Davon ausgenommen sind Änderungen, soweit sie zur Erfüllung einer durch Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung vorgeschriebenen Aufgabe verwendet werden.

14.4 Initiativrecht des Gesamtbetriebsrats

Ergeben sich aus der Anwendung des Systems neue Probleme, die mit der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu tun haben, oder macht der Gesamtbetriebsrat Abweichungen von den in dieser Vereinbarung getroffenen Regelungen geltend, so wird auf seinen Antrag hin über die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt.

14.5 Regelungen bei Meinungsverschiedenheiten

Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen zwischen Unternehmen und Gesamtbetriebsrat vorsieht, eine Einigung nicht zustande, so entscheidet eine gem. § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

14.6 Weitere Rechte des Gesamtbetriebsrats

Der Gesamtbetriebsrat hat das Recht, zur Überprüfung der Einhaltung dieser Vereinbarung einen Sachverständigen seiner Wahl hinzuzuziehen.

 

15. Schlußbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von .... Monaten zum Jahresende, frühestens aber zum .... gekündigt werden.