Workflowsysteme zum Projekt- und Prozessmanagement

 

Es handelt sich um ein Unternehmen in einem Konzern mit rund 1000 Beschäftigten, in dem überwiegend Entwicklungsarbeiten durchgeführt werden, die in Projekten organisiert werden. Das Unternehmen hat eine Aufbauorganisation nach Abteilungen und Teams, die gemäß traditioneller Bezeichnung größeren, jeweils um 30 Personen umfassenden Kostenstellen entsprechen. Innerhalb dieser Teams und manchmal auch teamübergreifend werden Projektgruppen gebildet, die nur für die Dauer der jeweiligen Entwicklungsaufgaben zusammenbleiben. Die eingesetzte Software dient der Verwaltung dieser Projekte und der Steuerung der Arbeit in den Projektgruppen. Unter den Geltungsbereich der Vereinbarung fallen 300 bis 400 Personen.

 

1. Gegenstand

Diese Vereinbarung regelt den Einsatz von Systemen zum

Die unter den Geltungsbereich dieser Vereinbarung fallenden Einzelsysteme sind in Anlage 1 mit dem Namen des eingesetzten Softwareproduktes, einer stichwortartigen Beschreibung des Leistungsumfangs und einer Bezeichnung des Einsatzgebietes (Bereich/Abteilung/Werkstatt) aufgelistet. Aus der Anlage gehen auch die Verbindungen der eingesetzten Tools untereinander hervor.

 

2. Grundsätze für den Softwareeinsatz

Die folgenden Grundsätze verstehen sich als Leitlinien für die Einführung, Anwendung und Weiterentwicklung der in Anlage 1 genannten Softwareprodukte. Sind sich die Betriebsparteien einig darüber, dass ein neu eingeführtes Softwaresystem den folgenden Grundsätzen entspricht, so bedarf es keiner weiteren Regelung mehr. Abweichungen von den folgenden Grundsätzen dagegen sind nur erlaubt, soweit dies in einer ergänzenden Regelung für das betroffene System festgelegt ist.

 

2.1 Prinzip der Selbststeuerung

Die Planungs- und Steuerungsfunktionen der eingesetzten Softwareprodukte dienen in erster Linie der Unterstützung von Selbststeuerungsprozessen in den jeweils betroffenen Arbeitsgruppen. Durch den Softwareeinsatz sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befähigt werden, im Rahmen ihrer Arbeitsgruppe ihre Arbeitsprozesse besser zu strukturieren, im zeitlichen und den Ressourcenverbrauch betreffend realistischer zu planen und die Abläufe genauer zu steuern sowie mit der Arbeit anderer Gruppen zu koordinieren.

Insbesondere besteht Einvernehmen darüber, dass die Werkzeuge nicht zur Automatisierung von Entscheidungsprozessen eingesetzt werden, die die Zuordnung von Qualifikationen der Mitarbeiter zu Aufgaben betreffen.

 

2.2 Prinzip der Eigenverantwortung

Es gilt der Grundsatz, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die Informationen über die von ihnen zu verantwortende Arbeit in die Systeme selber eingeben und in eigener Verantwortung weiterverarbeiten. Voreinstellungen der Systeme haben stets nur Vorschlagscharakter und können von den Benutzern überschrieben werden.

Namentlich zugeordnete Eintragungen in den Systemen tragen stets den Namen derjenigen Person, die den hinter dem Eintrag stehenden Sachverhalt zu verantworten hat.

 

2.3 Transparenz der Abläufe

Die Informationstechnik soll dazu eingesetzt werden, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an jedem Ort der Arbeit die zu deren Durchführung erforderliche und nützliche Information in leicht verständlicher Form zur Verfügung haben. Dies bedeutet insbesondere, die Zugriffsrechte so zu vergeben, dass alle Benutzer die von ihnen selber eingegebenen und in ausreichendem Maße auch übergeordnete Informationen zur Verfügung haben. Initiative und Zusammenarbeit sollen nicht durch Knappheit oder Zerstückelung von Informationen behindert, sondern durch die Systeme ausdrücklich gefördert werden.

 

2.4 Ergebniskontrolle statt Leistungs- und Verhaltensüberwachung

Geschäftsführung und Betriebsrat sind sich einig, dass die vereinbarten Arbeitsziele bezüglich des erreichten Erfolgs überprüft werden können und dass dazu der Einsatz geeigneter Softwaresysteme nützlich ist. Es besteht jedoch Einigkeit darüber, dass solche Systeme nicht zum Zweck der Messung und Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingesetzt werden. Kontrollen werden sich daher auf die Überprüfung erreichter Ergebnisse konzentrieren, nicht aber auf die Abläufe der Arbeit, die zu den Ergebnissen führen, solange diese Daten einen Bezug auf die durchführenden Personen aufweisen.

 

2.5 Meilensteinprinzip für die Ablaufsteuerung

Wenn der Fortschritt der Arbeit an Aufträgen oder in Projekten verfolgt werden soll, wird vorrangig ein Meilensteinprinzip angewendet, d.h. an das System erfolgen nur an ausgesuchten, vorab festgelegten Stellen Rückmeldungen über den Stand der Arbeit, nicht aber eine lückenlose Rückmeldung aller einzelnen Arbeitsschritte. Damit soll eine nachträgliche personenbezogene Überwachung der Arbeitsabläufe ausgeschlossen und die Kontrolle auf das Erreichen kritischer Ergebnisse konzentriert werden.

 

2.6 Vermeidung direkter Personenidentifizierung arbeitsablaufbezogener Daten

Informationen über den Arbeitsfortschritt erfolgen vorrangig ohne Eingabe von Namen oder sonstigen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter identifizierenden Merkmalen. Namen u.ä. können jedoch in Stammdaten verwendet werden.

 

2.7 Qualifizierung der Benutzer

Werden Systeme neu eingeführt, so erfolgt in enger zeitlicher Kopplung an die Aufnahme der Arbeit mit diesen Systemen eine Mitarbeiterschulung, auf die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Anspruch haben, die mit den Systemen arbeiten sollen. Diese Schulung umfasst neben einem aufgabenbezogenen Training der Bedienfunktionen auch einen Überblick über das Gesamtsystem.

Bei umfangreicheren Systemen stehen den Benutzerinnen und Benutzern während einer nicht zu kurz zu bemessenden Einarbeitungszeit Ansprechpersonen zur Verfügung, an die sie sich mit Fragen und Problemen während der Arbeit wenden können.

Bei Release- oder Versionsänderungen mit neuen oder veränderten Funktionen auf der Benutzungsebene erhalten alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in geeigneter Form eine Schulung, in der die Unterschiede zur Vorversion trainiert werden.

Alle Qualifizierungsmaßnahmen gehören zu den Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter und werden wie Arbeitszeit behandelt; die Kosten trägt der Arbeitgeber.

 

2.8 Beteiligung der Benutzer an der Weiterentwicklung

In regelmäßigen Abständen findet ein Erfahrungsaustausch zwischen Projektverantwortlichen bzw. Entwicklern und Benutzern statt. Dieses Treffen dient der Rückkopplung über Änderungsmöglichkeiten im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Für die Eigenentwicklung von Software oder die betriebliche Anpassung von Standardprodukten werden vorrangig Systeme eingesetzt, die eine Entwicklung bzw. Modifizierung durch Prototyping ermöglichen, so dass die Benutzerinnen und Benutzer die Leistungsfähigkeit und Handhabung des Systems bereits in einem frühen Stadium selber beurteilen können.

 

3. Ergänzende Regelungen

Wenn Informationen über Arbeitsabläufe oder nähere Umstände der von Menschen geleisteten Arbeit (zum Beispiel verbrauchte Materialien, Art und Dauer von Störungen) mit Zeitangaben (Uhrzeit Beginn/Ende, Dauer) in personenbeziehbarer Form erfasst werden sollen, so bedarf dies einer zusätzlichen Vereinbarung, in der insbesondere die folgenden Punkte geregelt wrden:

Ebenfalls bedarf es ergänzender Regelungen, wenn nach Auffassung einer Seite die Einrichtung des jeweiligen Systems von den in Ziffer 2 genannten Grundsätzen abweicht oder seit Inbetriebnahme des Systems durch zwischenzeitliche Änderungen sich nach Auffassung einer Seite Abweichungen von den in Ziffer 2 genannten Grundsätzen ergeben haben.

 

4. Schlussbestimmungen

Der Betriebsrat hat das Recht, auf Anforderung für die in Anlage 1 genannten Systeme ein im einzelnen auszuhandendes Online-Leserecht zu erhalten, um die Einhaltung der Bestimmungen dieser Vereinbarung zu überprüfen.

Sollten leistungs- und/oder verhaltensbeschreibende Daten unter Verstoß gegen diese Betriebsvereinbarung erhoben oder verarbeitet werden, so sind sie als Beweismittel zur Begründung personeller Maßnahmen unzulässig und hierauf gestützte personelle Einzelmaßnahmen unwirksam.

 

Haben Sie Fragen zum Thema? Brauchen Sie Unterstützung? Wir beraten Sie gerne!
tse GmbH - info@tse.de - 040/366951,-52