Betriebsvereinbarung über die
Einführung und die Anwendung des Redaktionssystems Woodwing Smart Connection Enterprise

Stand Januar 2007

Die Vereinbarung wurde in einem größeren Unternehmen der Branche abgeschlossen. Sie regelt insbesondere die Beteiligung der Beschäftigten an der Restrukturierung der Arbeitsabläufe in den Redaktionen (Ziffer 5) und soll dadurch für eine positive Akzeptanz der Software bei den betroffenen Mitarbeitern sorgen. Weitere Regelungspunkte sind der Schutz vor technischer Überwachung sowie die rechtzeitige und ausreichende Qualifizierung der Beschäftigten.

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Einführung und Anwendung des Redaktionssystems Woodwing in den Redaktionen des [Name des Verlags].
Sie gilt für alle in den Redaktionen tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

2. Zielsetzung

Mit Hilfe von Woodwing werden Arbeitsabläufe in den Redaktionen abgebildet und verwaltet. Ziel dieser Betriebsvereinbarung ist es, die Einführung und Anwendung des Redaktionssystems mit einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten sowie dem Schutz vor den Gefahren einer technischen Überwachung ihrer Leistung oder ihres Verhaltens zu verbinden.

3. Arbeitsplatzsicherheit

Der Verlag sichert zu, dass es aufgrund der Einführung und des Einsatzes von Woodwing keine betriebsbedingten Entlassungen und keine tariflichen Abgruppierungen geben wird.

4. Dokumentation

Der aktuelle Versionsstand der Software ist in Anlage 1 dokumentiert. Die Anlage wird aktualisiert, sofern die neue Version neue Funktionalitäten bereit stellt.

5. Arbeitsstrukturen

Die gewachsenen Arbeitsteilungen in den Ressorts, wie z.B.

  • Textredaktion
  • Bildredaktion,
  • Grafik
  • Dokumentation und
  • Schlussredaktion

bleiben als Tätigkeitsbereiche im Redaktionssystem erhalten.

Die Ablauforganisation der Arbeit, insbesondere die Abgrenzung der Tätigkeiten und deren Zuordnung zu Personen, wird mit der redaktionsweise erfolgenden Einführung des Systems mit den Beschäftigten des betroffenen Organisationsbereichs ausführlich erörtert. Der Betriebsrat kann an diesen Veranstaltungen teilnehmen. Bei Bedarf findet eine gesonderte Beratung zwischen Geschäftsleitung und Betriebsrat mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung statt. Dieses Verfahren gilt auch für wesentliche Änderungen der Ablauforganisation nach Einführung des Systems.

Es gilt der Grundsatz, dass die zur Zeit bestehenden Arbeitsabläufe im System abgebildet werden. Soweit hiervon abgewichen werden soll, verändern sich hierdurch die Arbeitsinhalte der betroffenen Mitarbeiter nicht. Die im System abgebildeten Arbeitsabläufe der einzelnen Redaktionen sind dokumentiert und jeweils in Anlage 2 dieser Betriebsvereinbarung vor Einführung hinzugefügt. Soweit mitbestimmungspflichtige Tatbestände berührt sind, ist mit dem Betriebsrat Einvernehmen zu erzielen.

Kurzzeitige Änderungen des Workflows und/oder der Zuordnung von Mitarbeitern zu den Bearbeitungsgruppen werden mit den durch die Maßnahmen jeweils betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgesprochen.

Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit sich bei Beschwerden an den Betriebsrat zu wenden, damit dieser mit der Geschäftsleitung eine einvernehmliche Konfliktlösung herbeiführen kann.

6. Zugriffsberechtigungen

Alle Mitarbeiter der Redaktionen erhalten die jeweils für Ihre Arbeitsaufgaben notwendigen Berechtigungen im System. Berechtigungen sind redaktionsweise in Anlage 3.1 … dokumentiert.

Soweit darüber hinaus weiteren Personen Zugang zum System gewährt werden soll, ist hierüber Einvernehmen mit dem Betriebsrat zu erzielen.

7. Schutz vor Überwachung

Leistungs- und Verhaltenskontrolle werden mit Woodwing nicht vorgenommen. Dazu geeignete Funktionen werden systemtechnisch eingegrenzt. Sollte unter Verstoß gegen das Verbot der Leistungs- bzw. Verhaltenskontrolle eine Erfassung Leistungs- oder verhaltensbezogener Daten vorgenommen werden, so dürfen die dadurch gewonnenen Erkenntnisse nicht zum Nachteil der Mitarbeiter verwendet, insbesondere nicht zur Begründung einer Abmahnung oder Kündigung herangezogen werden.

7.1. Logdateien

Soweit Daten über Benutzeraktivitäten protokolliert werden, ist die Software so konfiguriert, dass nur An- und Abmeldungen sowie Fehlermeldungen des Systems gespeichert werden. Die Speicherdauer der Logdateien wird möglichst kurz gehalten. Zugriff auf Log-Daten erhalten nur die Mitarbeiter der technischen Administration für den Zweck der Systemwartung und Fehleranalyse.

7.2. Workflow-Funktionen

Jedes Dokument wird entsprechend des eingerichteten Workflows von mehreren Bearbeitungsgruppen bearbeitet. Der Arbeitsfortschritt wird je Dokument durch ein Statusmerkmal beschrieben, das die aktuelle Bearbeitungsgruppe des Dokuments angibt. Statusmerkmale werden nur zur Steuerung des Arbeitsablaufes benutzt und nicht zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle verwendet.

Die Mitarbeiter entscheiden eigenverantwortlich, ob sie automatisch über E-Mail oder eine Info-Box über ihnen neu zugeteilte Dokumente informiert werden.

7.3. Dokumentinformation und Versionsverwaltung

Zu jedem Dokument werden begleitende Meta-Daten gespeichert. Personenbeziehbar sind folgende Meta-Daten:

  • Ersteller
  • Verfasser
  • Personen, die Änderungen vorgenommen haben

Beim Erreichen von festgelegten Abschnitten des Produktionsprozesses werden vom System automatisch neue Versionen eines Dokuments abgespeichert. Die Bearbeiter haben darüber hinaus die Möglichkeit, unterschiedliche Versionen von Dokumenten eigenverantwortlich abzuspeichern.
Die Versionen stehen während der Produktionsdauer und bis maximal ein Vierteljahr nach Erscheinen des Heftes zur Verfügung. Archiviert wird nur die imprimierte Fassung.

7.4. Auswertungen und Reports

Soweit Reports personenbeziehbare Daten enthalten, werden diese nur pro Heftausgabe, nicht aber über mehrere Heftausgaben hinweg, angezeigt.

Über das Erstellen und die Nutzung von selbst erstellten Auswertungen ist vorher mit dem Betriebsrat Einvernehmen zu erzielen. Auswertungen mit Verwendung von personenbeziehbaren Daten werden darüberhinaus nicht zur Verfügung gestellt. Gleiches gilt für SQL-Abfragen.

8. Mitarbeiterqualifizierung

Verlag und Betriebsrat stimmen darin überein, dass eine gründliche Ausbildung unerlässliche Voraussetzung für ein produktives und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zufrieden stellendes späteres Arbeiten ist. Beide Seiten wissen, dass in der Einarbeitungsphase bis zum sicheren Beherrschen der Technik durch alle Betroffenen zusätzliche Belastungen anfallen. Der Verlag sichert zu, diese Belastungen so gering wie möglich zu halten und erforderliche Mehrarbeit personell auszugleichen.

Die Schulungen erfolgen in kleinen Gruppen. Die Dauer der Schulungen richtet sich nach dem Verständnisgrad der Teilnehmer.

8.1. Planungspflicht für Qualifizierungsmaßnahmen

Die einzelnen Redaktionen erstellen jeweils einen Projektzeitplan. Dieser enthält die Qualifizierungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der geplanten Systemeinführung und eine Beschreibung ihres Inhaltes, des betroffenen Personenkreises und der zeitlichen Abwicklung. Dem Betriebsrat wird eine Kopie des Projektzeitplanes ausgehändigt. Die Schulung wird von externen fachlich und pädagogisch qualifizierten Personen durchgeführt. 

8.2. Ansprechpersonen und begleitende Unterstützung

Während der Einarbeitungsphase stehen den Beschäftigten qualifizierte Ansprechpartner zur Verfügung, an die sie sich mit Fragen und Problemen wenden können. Die Ansprechpersonen sind im erforderlichen Ausmaß von ihren sonstigen Aufgaben freizustellen.

9. Rechte des Betriebsrats

Der Betriebsrat kann sich davon überzeugen, dass die Bestimmungen dieser Vereinbarung eingehalten werden. Zu diesem Zweck kann er jederzeit gemeinsam mit den zuständigen Administratoren Systemeinstellungen überprüfen und Einblick in die laufende Produktion nehmen.

Werden durch Änderungen/Versionswechsel der eingesetzten Software neue Funktionen bereit gestellt, so ist der Betriebsrat vor der Installation umfassend zu informieren. Auf seinen Wunsch hin findet eine Beratung mit der Geschäftsleitung statt. Sofern infolge neuer Leistungsmerkmale oder veränderten Umgangs mit der Software betriebsverfassungsrechtlicher Regelungsbedarf entsteht, ist vor Inbetriebnahme dieser Änderungen Einvernehmen mit dem Betriebsrat zu erzielen. Hinsichtlich der Feststellung, ob hierdurch neuer betriebsverfassungsrechtlicher Regelungsbedarf besteht, sind die Beteiligungsrechte des Betriebsrates durch diese Vereinbarung nicht verbraucht.

Änderungen und Erweiterungen der Anlagen zu dieser Vereinbarung erfolgen nur in gegenseitigem Einvernehmen.

Kommt das Einvernehmen in den durch diese Vereinbarung vorgesehenen Fällen nicht zustande, so entscheidet eine gem. §76 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

10. Schlussbestimmungen

Den Mitarbeitern steht weiterhin die Möglichkeit zur Verfügung, die von Ihnen zu bearbeitenden oder bearbeiteten Dokumente auszudrucken oder eine zwischenzeitliche Bearbeitung mit anderen Programmen (z.B. MS Word) vorzunehmen.

Die Nutzung von Schnittstellen, insbesondere der In- und Export von Dokumenten zur Cross-Media-Nutzung sind mit dem BR einvernehmlich zu vereinbaren.

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von 6 Monaten zum Kalenderhalbjahr gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluß einer neuen Regelung.