Betriebsvereinbarung Hermes Redaktionssystem

Betriebsvereinbarung über die Anwendung des Redaktionssystems UNISYS-HERMES

Stand Januar 1998

Es handelt sich um einen Zeitungsverlag, bei dem das System - unter Beteiligung des Betriebsrats - bereits eingeführt ist, sich aber noch im Stadium des Customizing (Anpassung an die betrieblichen Besonderheiten) befindet. Nach Auffassung beider Seiten bestehen noch viele Mängel an der Qalität der eingesetzten Software, die in zahlreichen Arbeitsgruppen dokumentiert wurden. Die Beteiligung der späteren Anwender an der kontinuierlichen Verbesserung der Qualität des Arbeitssystems ist ein besonderes Anliegen in dieser Regelung.

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Anwendung des (bereits eingeführten) Redaktionssystems UNISYS-Hermes bestehend aus den Komponenten

Systemadministrator (Systemverwaltung)
NewsPlan (Planungsunterstützung)
NewsRoom (Zeitungsproduktionssystem)
NewsCrop (Bild- und Logobearbeitung)
PhotoPlus (Bildbearbeitung)
WireCenter (Textsuchsystem)
DocCenter (Archivsystem)
sowie der die Arbeitsweise dieser Teilsysteme ergänzenden System- , Büro- und Kommunikationssoftware.

Die eingesetzte Software ist in Anlage 1 im einzelnen aufgelistet (Bezeichnung der Softwareprodukte, Versionsstand, soweit nicht selbsterklärend stichwortartige Beschreibung des Leistungsumfangs). Diese Anlage wird auf dem aktuellen Stand gehalten.

Die Vereinbarung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens, die mit den genannten Systemen arbeiten.

2. Zielsetzung

Diese Vereinbarung dient dem Ziel, die Einführung und Anwendung eines produktiven Zeitungsredaktionssystems zu verbinden mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte, dem Erreichen einer bestmöglichen Arbeitsqualität und einer ausreichenden Mitarbeiterqualifizierung.

3. Schutz der Persönlichkeitsrechte

Es gilt der Grundsatz, daß das System nicht zum erklärten Zweck der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingesetzt wird. Dazu werden folgende Einzelregelungen getroffen:

3.1 Aufzeichnungen der Systemsoftware über das Benutzerverhalten

Protokollierungen der Rechner- und Netzwerkbetriebssysteme, von Server-Systemen und sonstiger systemnaher Software (z.B. Datenbanken) über das Verhalten von Benutzern unterliegen den folgenden Regelungen:

Sie dürfen ausschließlich zu den Zwecken Gewährleistung der Systemsicherheit, der Steuerung und Optimierung des Systems oder seiner Teilsysteme, der Analyse und Korrektur technischer Fehler sowie zur Abrechnung der Systemleistung nach Organisationseinheiten verwendet werden.
Der Zugriff auf die entsprechenden Programmfunktionen ist auf denjenigen Personenkreis begrenzt, der mit dem technischen Betrieb der jeweiligen Systeme oder Systemteile betraut ist. Diese Personen werden über die Regelungen dieser Vereinbarung informiert und auf Wunsch des Betriebsrats diesem namentlich mitgeteilt.
Die Speicherfristen für die Protokolldateien werden so kurz gehalten, wie es zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke unbedingt erforderlich ist.

3.2 Personenidentifizierende Merkmale in den Anwendungsprogrammen

In den die Text- und Bildobjekte begleitenden Datensätzen (Artikel- bzw. Objektkopfdaten) werden ein frei eingebbares Merkmal für den Autorennamen und ein Kennzeichen für den jeweiligen Bearbeiter des Dokuments gespeichert.

Weitere personenbeschreibende Daten in den Anwendungsprogrammen sind nur in Form von (in der Regel keinen oder nur seltenen Veränderungen unterliegenden) Stammdaten, die keine überwachungsgeeigneten Merkmale enthalten, erlaubt.

An dieser Stelle ist noch zu klären, ob die vorgenannten Regelungen tatsächlich in den Anwendungsprogrammen eingehalten sind. Die Regelungspflicht konzentriert sich dabei nicht auf die Stammdaten, sondern auf die Bewegungsdaten, denn nur diese beschreiben geleistete Arbeiten oder nähere Umstände der Arbeitsabläufe und sind überwachungsgeeignet, sobald sie auf Personen bezogen werden können.

3.3 Beschreibung der Arbeitsabläufe (Workflow)

Jedes im System bearbeitete Objekt (Artikel, Tabelle, Bild usw.) wird standardmäßig in drei Versionen geführt: Es werden die Erstversion (erstmalige Erstellung oder die Einspielungsversion aus einem externen System), die aktuelle Version und die vorangegangene Version gespeichert. Alle weiteren Zwischenversionen werden mit dem Anlegen einer weiteren neuen Version automatisch vom System gelöscht.

Davon unabhängig hat jede Bearbeiterin bzw. Jeder Bearbeiter die Möglichkeit, durch eigene Veranlassung weitere Zwischenversionen zu erzeugen, die dann ebenfalls gespeichert bleiben (z.B. wenn die Länge eines Artikels wesentlich verändert worden ist).

Die Versionen können einzelobjektbezogen zurückverfolgt werden. Dabei sind sowohl Autoren- als auch die Bearbeiterkennung sichtbar. Es werden jedoch keine Programmfunktionen zur Verfügung gestellt, die das Suchen nach von bestimmten Personen bearbeiteten Objekten nach dem Bearbeiter-Kennzeichen erlauben.

Im System werden die in Anlage 2 vermerkten Status-Merkmale gespeichert. Bein Erreichen eines neuen Status wird das entsprechende Datenfeld für die betroffene Version mit dem neuen Wert überschrieben.

Unmittelbar nach Erscheinen der Zeitungsazsgabe wird die Ausgabe archiviert. Dabei werden nur die gedruckten End-Versionen der einzelnen Objekte gespeichert.

3.4 Schutz individueller Speicherbereiche

Das System Hermes sieht zur Zeit keine Freigabefunktion für individuell im System erstellte Objekte vor, so daß ein einmal im System angelegter Text bzw. Artikel sofort für alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich ist. Geschäftsleitung und Betriebsrat stimmen in der Auffassung überein, daß die Möglichkeit, einen Text bzw. ein Objekt zunächst in einer Umgebung zu erstellen, die vor dem Zugriff anderer geschützt werden kann, unverzichtbar ist. Ein Zugriff anderer soll erst nach ausdrücklicher Freigabe durch den Verfasser bzw. Bearbeiter erlaubt werden können. Daher wird das Unternehmen auf den Systemhersteller mit hoher Dringlichkeit einwirken, eine solche Funktion umgehend zur Verfügung zu stellen.

Für die Speicherung und Löschung elektronischer Mitteilungen (mails) sind allein Absender und Empfänger verantwortlich. Das System wird so konfiguriert, daß keine dritten Personen Zugriff auf die mails haben.

4. Verbesserung der Arbeitsqualität

Geschäftsleitung und Betriebsrat teilen die Meinung, daß sowohl die Benutzerfreundlichkeit als auch die Robustheit der Anwendungssoftware einer ständigen Verbesserung bedürfen. Deshalb wird folgendes Verfahren vereinbart:

Auf der Grundlage der in zahlreichen Projektmeetings gesammelten Mängelbeschreibungen und Verbesserungswünschen wird getrennt nach den Benutzergruppen
- schreibende Redakteure/Sekretariate
- technische Redakteure/Layouter
- CvDs
eine Zusammenstellung verbesserungsbedürftiger Funktionen bzw. Leistungsmerkmale der Anwendungssoftware erstellt.
Für jede Benutzergruppe findet eine Arbeitsversammlung statt, bei der eingangs die Liste der verbesserungsbedürftigen Punkte vorgestellt und in einer Diskussion ergänzt bzw. revidiert wird. Anschließend findet eine Bewertung nach Priorität bzw. Dringlichkeit der Umsetzung durch die Benutzer statt (etwa nach einem Verfahren, daß jede Person über 10 Punkte verfügt, die sie nach freier Wahl für die einzelnen Verbesserungsvorschläge vergeben kann). Die Veranstaltungen sollen enden mit Zuordnungen der nach Priorität absteigend sortierten Verbesserungsvorschläge zu Adressaten für die Umsetzung (z.B. an den Systemhersteller zu übermittelnde Anforderungen für die nächste Programmversion, Anforderungen an das hauseigene Netzwerkmanagement oder die Anwendungsverwaltung, Anforderungen an noch durchzuführende Mitarbeiterqualifizierungen usw.).
In zeitlichem Abstand von ca. einem halben Jahr werden die Veranstaltungen wiederholt, wobei als erster Tagesordnungspunkt der Bericht über die Umsetzung der Vorschläge aus der vorangegangenen Veranstaltung steht. Dabei wird auch die Nichtrealisierung von Verbesserungsvorschlägen begründet.
Die Teilnahme an den Veranstaltungen steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des entsprechenden Bereiches offen. Bei der Zusammensetzung der Gruppen wird darauf geachtet, daß auch solche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vertreten sind, die eher Schwierigkeiten im Umgang mit den Systemen haben.

Der Betriebsrat wird mit der Durchführung der Veranstaltungen beauftragt. Er wird für eine konstruktiv-kritische Atmosphäre Sorge tragen, so daß Pro und Contra sowohl zu den bisherigen Erfahrungen mit dem System als auch zu den Veränderungsvorschlägen offen diskutiert werden können. Projekt- und Personalleitung nehmen ebenfalls an den Veranstaltungen teil, damit verbindliche Aussagen über die zu ergreifenden Verbesserungsmaßnahmen gemacht werden können. Die Ergebnisse der Veranstaltungen werden in Protokollen festgehalten, die allen Mitarbeiterinnen und Mitzarbeitern zugänglich gemacht werden (z.B. durch Dokumentation im hausinternen Intranet).

5. Mitarbeiterqualifizierung

Nach Auffassung von Geschäftsleitung und Betriebsrat besteht in vielen Bereichen noch hoher Qualifizierungsbedarf, der in Form von Nachschulungen befriedigt werden muß.

Um diesen Qualifizierungsbedarf zu ermitteln, werden in einem an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilten Formblatt die einzelnen Anwendungsgebiete einschließlich erforderlicher Systemsoftwarekenntnisse (z.B. Windows-System, e-mail, Internetnutzung, Einzelkomponenten des Systems Hermes) benutzergruppenspezifisch aufgeführt. Diese Mitarbeiterbefragung wird umgehend nach Unterzeichnung der Vereinbarung durchgeführt.

Auf der Grundlage des Befragungsergebnisses wird einvernehmlich mit dem Betriebsrat ein Schulungsplan aufgestellt, in dem für die einzelnen Qualifizierungsmaßnahmen die Themen, die Teilnehmer und die Zeiträume ihrer Durchführung aufgelistet sind. Die Nachschulungen werden gemäß diesem Plan durchgeführt.

6. Verfahrensregelungen

Über alle Änderungen und Erweiterungen des Redaktionssystems wird der Betriebsrat rechtzeitig vor deren Durchführung informiert. Bei neuen Programmversionen werden ihm insbesondere die Unterschiede zur Vorversion erläutert.

Es wird Einvernehmen darüber erzielt, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang die Neuerungen Qualifizierungsbedarf für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auslösen. Gegebenenfalls wird erneut nach Ziffer 5 verfahren.

Macht der Betriebsrat geltend, daß sich durch Veränderungen in den eingesetzten Systemen oder Veränderungen in ihrer Nutzung neue Sachverhalte bezüglich der Überwachbarkeit von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ergeben, so wird hierüber verhandelt mit dem Ziel, einvernehmliche Lösungen als Ergänzung zu dieser Betriebsvereinbarung zu finden.

Kommt in den Fällen, in denen diese Betriebsvereinbarung das Einvernehmen beider Seiten vorsieht, eine Einigung nicht zustande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

7. Schlußbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von ...., frühestens jedoch zum ...... gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluß einer neuen Vereinbarung.