Betriebsvereinbarung SAP HR

Regelung zum Einsatz des SAP-Systems Human Resources (HR)

Im Konzernverbund, dem das Unternehmen angehört, gilt eine IV-Rahmenbetriebsvereinbarung, in der die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei Änderungen, insbesondere Erweiterungen des Systems ausführlich geregelt sind.

Das Unternehmen selber weist eine sehr hierarchische Organisationsstruktur auf mit stark betontem Abteilungsdenken. Die Personalabteilung hat es durchsetzen können, dass sie die einzige Instanz ist, von der Personalinformationen erhältlich sind (mit anderen Worten: Linienvorgesetzte erhalten Personalinformationen nur über die Personalabteilung). Daher geht die folgende Vereinbarung nur wenig auf die technische Absicherung der Zugriffe auf Personaldaten ein. Die Vereinbarung ist sehr kurz und nur unter den hier genannten organisatorischen Rahmenbedingungen zur Nachahmung empfohlen.

1. Personenbezogene Daten

Die Verarbeitung aller Personaldaten richtet sich nach den Zweckbestimmungen der Aufgaben der Personalabteilung.

Anlage 1 enthält das Verzeichnis der im System genutzten Infotypen mit einer Auflistung der einzelnen Datenfelder. In dieser Anlage werden die besonders schutzwürdigen Infotypen gekennzeichnet. Als besonders schutzwürdig gelten Daten über

Arbeitszeiten einschliesslich Fehlzeiten
Beurteilungen (z.B. Zielvereinbarungen)
leistungsbeschreibende Entgeltbestandteile
Gesundheit
Pfändungen
Qualifizierungsmassnahmen.

Für diese Daten gelten die im folgenden benannten einschränkenden Bestimmungen.

2. Schlüssel

Anlage 2 enthält alle Schlüsseltabellen der in den als besonders schutzwürdig gekennzeichneten Infotypen vorkommenden Schlüssel.

3. Bildschirmmasken

Anlage 3 enthält alle Bildschirmmasken für Anzeige-, Eingabe- oder Änderungs-Funktionen, bei denen ein Zugriff auf die in Ziffer 1 als besonders schutzwürdig bezeichneten Daten erfolgt.

In der Dokumentation enthalten ist je ein Muster der Auswahlbilder für die Online-Anzeigen, bei denen ein Zugriff auf unter Ziffer 1 als besonders schutzwürdig bezeichnete Daten erfolgt. In den Bildschirmmasken müssen alle Auswahl- und Sortierkriterien erkennbar bzw. beschrieben sein (z.B. Inhalte der Pull-Down-Menüs oder aufgeblendeter Fenster).

Keines der Datenfelder, die zu einem als besonders schutzwürdig bezeichneten Infotyp gehören, wird für ABAP-query freigegeben.

4. Auswertungen

Anlage 4 enthält je ein Muster der Berichte oder Listen, die mit Zugriff auf die gemäss Ziffer 1 als besonders schutzwürdig bezeichneten Daten erstellt werden dürfen. Zu jedem Muster sind die Häufigkeit oder der Anlass der Erstellung und der Verteilerkreis vermerkt.

5. Schnittstellen

Das System HR erhält Kommt-/Geht-Daten vom Zeiterfassungssystem sowie die Lohnbelegdaten aus der Fertigung (PP). Es gibt in summierter Form als Entgeltarten pro Kostenstelle Daten an das Finanzbuchhaltungsmodul (FI) weiter. Weitere Schnittstellen sind in Anlage 5 zu vereinbaren.

Es werden keine Daten aus dem System HR auf bewegliche Rechner (Notebooks) übertragen.

6. Zugriffsberechtigungen

Der Online-Zugriff auf das System HR ist auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung begrenzt. Alle anderen Stellen erhalten nur Berichte bzw. Listen gemäss dem Verteiler Ziffer 4.

7. Konfiguration

Anlage 6 enthält eine grafische Darstellung der Systemkonfiguration (Hardwarekomponenten), aus der die Verbindungen zwischen den Standorten sowie die Art der Verbindung hervorgehen.

8. Kontrollrechte des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat das Recht, jederzeit

sich das Verzeichnis der Infotypen ausdrucken zu lassen,
die im System vorhandenen Schlüsseltabellen, die Bildschirmmasken und Auswahldialoge einzusehen und sich erläutern zu lassen,
sich alle im System verfügbare Programme zeigen zu lassen (Aufruf der im ABAP-Menübaum bei nicht eingeschränkter Berechtigung sichtbare Auswertungsprogramme und Standardprogramme)
die für ABAP-query freigegebenen Datenfelder zu überprüfen
sich alle vergebenen Zugriffsberechtigungen zeigen zu lassen.

Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben kann der Betriebsrat eine sachverständige Person seines Vertrauens hinzuziehen.