1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt in Ergänzung zu den Betriebsvereinbarung über EDV im Personalwesen vom ... und Rechnergestützte Systeme zur Informationsverarbeitung ... die Einführung und Anwendung des SAP-R/3-Systems bei der.....

Anlage 1 enthält eine stichwortartige Beschreibung der einzelnen SAP-Systemteile mit ihren Hauptfunktionen (Auflistung der Untermodule). Aus der Anlage geht weiter hervor, welche der Module ab welchem Zeitpunkt an den einzelnen Standorten eingesetzt sind.

 

2. Zielsetzung

Ziele dieser Betriebsvereinbarung sind

• der Schutz der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere der Schutz vor den Gefahren technischer Überwachung ihrer Leistung oder ihres Verhaltens sowie
  
  
• die Gewährleistung einer hohen Arbeitsqualität für die Benutzer des Systems.

3. Struktur der Zugriffsrechte und Organisation der Arbeit

Die durch den SAP-Einsatz unterstützten Arbeitssysteme sollen so geplant und realisiert werden, daß Arbeitsabläufe zusammenhängende sinnvolle Einheiten darstellen. Dieser Grundsatz wird bei der Vergabe der Zugriffsrechte beachtet. Insbesondere wird darauf geachtet, daß

• möglichst viele Entscheidungsbefugnisse auf der direkten Arbeitsebene angesiedelt werden,
  
  
• durch weitgehende Dezentralisierung von Funktionen und (Verwaltungs-)Aufgaben eine Stärkung lokaler Autonomie erfolgt und
  
  
• durch ein breiteres Spektrum unterschiedlicher Tätigkeiten für die Beschäftigten stets ein Belastungs- und Beanspruchungswechsel gewährleistet wird, so daß sowohl dauerhafte Unter- als auch Überforderungen vermieden werden.

Die Arbeit wird grundsätzlich als Mischarbeit organisiert, bei der sowohl computerfreie und computerunterstützte Tätigkeiten einander ablösen als auch innerhalb des computerunterstützten Teils unterschiedliche Tätigkeiten erfolgen.

Das System wird so offen wie möglich gehalten. Es gilt der Grundsatz, daß an jedem Ort der Arbeit für die Erfüllung der Arbeit Informationen umfassend und in verständlicher Form zur Verfügung gestellt werden. Durch den Einsatz der Systeme sollen die Teamorientierung der Arbeit sowie ein motivierender statt ein kontrollierender Führungsstil gefördert werden.

Den Benutzern wird eine ausführliche Anwendungsdokumentation zur Verfügung gestellt.

 

4. Mitarbeiterqualifizierung

4.1 Planungspflicht für Qualifizierungsmaßnahmen

Für die Einführung der Systemteile wird die Qualifizierung der Endbenutzer bezüglich ihres Umfangs, Inhalts und der zeitlichen Abwicklung geplant und ist Bestandteil der entsprechenden Pflichtenheftes. Das Qualifizierungskonzept wird dem Gesamtbetriebsrat und den örtlich zuständigen Betriebsräten rechtzeitig, mindestens vier Monate vor dem geplanten Einsatztermin vorgestellt.

Bei der Zusammensetzung der die Einführung steuernden und begleitenden Projektgruppen wird darauf geachtet, daß die praktische Arbeitsebene gut vertreten ist. Insbesondere soll darauf geachtet werden, daß für die Probleme von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Schwierigkeiten im Umgang mit Computern haben, Lösungen erarbeitet werden.

Alle Qualifizierungsmaßnahmen finden in zeitlich enger Kopplung an die Einführungstermine der jeweiligen Systemteile an den entsprechenden Standorten statt.

Bei der Ausbildung/Schulung der Trainer wird darauf geachtet, daß diese neben der Vermittlung fachlicher Inhalte auch über Kenntnisse pädagogisch-didaktischer Methoden und Verfahren verfügen. Die Mitbestimmungsrechte gem. § 98 BetrVG bleiben hiervon unberührt.

 

4.2 Grundschulung

Allen Benutzern, die mit dem SAP-System arbeiten sollen, wird eine Grundschulung angeboten. Diese wird so aufgebaut, daß

• die Benutzer einen Überblick über das gesamte SAP-System und das in ihrem Arbeitsgebiet eingesetzte SAP-Modul erhalten und
  
  
• die speziellen Programmfunktionen ihres Aufgabengebietes trainieren.

Benutzer, die noch nicht über ausreichende PC-Erfahrungen verfügen, erhalten die Möglichkeit, den Umgang mit der graphischen Bedienungsoberfläche der Arbeitsplatzrechner vor den SAP-bezogenen Schulungen zu erlernen. Die Schulungen finden während der Arbeitszeit statt. Die Schulungsteilnehmer erhalten schriftliche Unterlagen.

 

4.3 Arbeitsbegleitende Unterstützung

Während einer nicht zu kurz zu bemessenden Einarbeitungsphase, mindestens aber in den ersten drei Monaten ab Aufnahme der Arbeit mit den SAP-Systemen stehen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in ausreichender Anzahl fachlich kundige Ansprechpersonen zur Verfügung, an die sie sich mit Fragen und Problemen wenden können.

4.4 Weiterführende Schulungen

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden spezielle Vernstaltungen angeboten, die der Vertiefung und Spezialisierung des Wissens dienen.

5. Beteiligung der Benutzer an der Systementwicklung

5.1 Customizing

Die ... (Name des Unternehmens) wird in besonderer Weise darauf achten, daß die Kompetenz zur Anpassung des SAP-Systems an die Belange der Betriebe und Benutzer (Customizing) aufgebaut und erhalten wird.

 

5.2 Erfahrungsaustausch der Benutzer

Erstmals in angemessenem zeitlichem Abstand zur Einführung eines neuen Systemteils (3-4 Monate) und danach regelmäßig einmal im Jahr findet pro Einsatzbereich ein Erfahrungsaustausch zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den Projektverantwortlichen statt. Die dabei von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geäußerte Kritik soll als Anregung für künftige Verbesserungen dienen und findet im SAP-Customizing Berücksichtigung. Werden Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht aufgegriffen, so wird dies ihnen gegenüber begründet.

Der Gesamtbetriebsrat sowie die örtlich zuständigen Betriebsräte haben das Recht, sich an diesen Veranstaltungen zum Erfahrungsaustauch zu beteiligen.

 

6. Schutz vor Überwachung

6.1 Überwachungsfunktionen der Systemsoftware

Aufzeichnungen und Auswertungen der System- oder systemnahen Software (Rechnerbetriebssysteme, Datenbanksystem, SAP-Basissystem) über Benutzeraktivitäten (Login/Logout, aufgerufene Transaktionen, verbrauchte Systemressourcen, Zugang zu PC-Netzwerkservern usw.) dürfen ausschließlich zu den folgenden Zwecken benutzt werden:

• Gewährleistung der Systemsicherheit,
• Analyse und Korrektur von technischen Fehlern im System,
• Optimierung der Rechnerleistung.

Der Zugriff auf die entsprechenden Funktionen wird auf das Personal der Abteilung QI begrenzt, das für die Wartung der Hard- und Software zuständig ist.

Die entsprechenden Dateien werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist; sie werden automatisch in regelmäßigen Abständen gelöscht.

 

6.2 Sachbearbeiterkennung

Die in den Datensätzen vom SAP-System gespeicherten Namen bzw. Benutzerkennungen werden nur zur Kenntlichmachung von zuständigen, verantwortlichen oder anzusprechenden Personen im Einzelfall (z.B. bei Buchungen) benutzt und in entsprechenden, jeweils auf den einzelnen Vorgang bezogenen Anzeigen bzw. Ausdrucken des Systems verwendet.

Es werden keine Programmfunktionen eingerichtet oder genutzt, die Statistiken oder Listen erstellen, in denen solche Mitarbeiterkennzeichen erscheinen oder die mit Zugriff auf solche Kennzeichen entstehen. Name oder Kürzel der Endbenutzer erscheinen nicht als Auswahlfelder in den Aufrufdialogen, die den SAP-Programmen vorgeschaltet sind.

Von der vorgenannten Regelung ausgenommen ist das Auffinden der von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter bearbeiteten Vorgänge unter ihrem eigenen Namen bzw. Namenskürzel. Bei solchen Wiedervorlage- und Terminkontrollfunktionen, die über den Benutzernamen gesteuert werden, ist der Zugriff auf diese Funktionen ausschließlich an die Berechtigung des betroffenen Benutzers bzw.seines Vertreters gebunden. Die Vertretungsregelungen sind innerhalb der Arbeitsgruppen zu vereinbaren; Vorgesetzte übernehmen solche Funktionen nur in Ausnahmefällen.

Felder mit Sachbearbeiteridentifizierungen werden für die ABAP-Instrumente auf Endbenutzerebene (ABAP-Query) sowie für Datenübertragungsprogramme vom SAP-System auf die PC-Ebene nicht freigegeben.

 

6.3 Workflow-Funktionen

Beide Seiten stimmen in der Auffassung überein, daß bisher noch wenig Erfahrungen mit elektronisch gesteuertem Workflow vorliegen. Daher soll behutsam mit dem Einsatz solcher Funktionen vorgegangen werden. Die weitere Konkretisierung von Workflow-Funktionen wird ein Jahr nach Inkrafttrte dieser Vereinbarung mit dem Gesamtbetriebsrat ausführlich beraten und ggf. in einer ergänzenden Regelung festgehalten.

 

7. Systemteile mit Rückmeldungen

Für alle Systemteile, in denen Rückmeldungen über die von Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern geleistete Arbeit oder nähere Umstände dieser Arbeit erfolgen, gelten ergänzende Regelungen, die mit dem jeweils örtlich zuständigen Betriebsrat zu vereinbaren sind.

Dabei sind die folgenden Grundsätze zu beachten:

- Personalnummern oder sonstige die Person der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter identifizierende Merkmale werden nur in den Fällen in das System eingegeben, in denen die Rückmeldungen für die Entgeltfindung verwendet werden.

- In diesen Fällen werden die Rückmeldedaten zum frühestmöglichen Zeitpunkt in zwei Datenströme getrennt, wobei nur der an das Entgeltabrechnungssystem weitergeleitete Datensatz eine Personalnummer (oder ein sonstiges die Person der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters identifizierendes Merkmal) enthalten darf.

- Die rückzumeldenden Daten, das technisch-organisatorische Verfahren der Rückmeldung sowie die mit Zugriff auf die Rückmeldungsdaten gewonnenen Auswertungen sind in ergänzenden Regelungen zu vereinbaren

Anmerkung: Es handelt sich hier um die SAP-Module PS, PP, SD und PM

8. Regelungen für das System Human Resources (HR)

Der Einsatz des SAP-Systems HR dient zur Durchführung der in Anlage 2 aufgeführten Zwecke.

Für die Verarbeitung der persönlichen Daten im System HR gelten die Grundsätze der Zweckbindung, Transparenz und Verhältnismäßigkeit. Beide Seiten stimmen insbesondere darin überein, daß ein sparsamer und ein stets nur an konkrete Aufgabenstellungen der Personalwirtschaft gebundener Umgang mit persönlichen Arbeitnehmerdaten erfolgt. Dies heißt insbesondere, daß bei der Gestaltung der einzelnen Programmfunktionen darauf geachtet wird, daß jeweils nur die zur Erfüllung der konkreten Aufgabe erforderlichen Personaldaten verwendet werden.

 

8.1 Personenbezogene Daten im System

Die im HR-System verwendeten Personaldaten sind in Form einer Auflistung der SAP-Infotypen und deren Datenfeld-Inhalten im System dokumentiert; die benutzten Infortypen sind kenntlich gemacht.

Daten, die Informationen über

• das Arbeitszeitverhalten einschließlich Fehlzeiten und Mehrarbeit,
• Beurteilungen,
• auf Einzelpersonen bezogene leistungsbeschreibende Entgeltbestandteile,
• Pfändungen,
• die Gesundheit

von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beschreiben, gelten als besonders schutzwürdig im Sinne dieser Vereinbarung. In Anlage 3 sind alle Infotypen, die vom System genutzt werden, aufgeführt. Die von beiden Seiten für besonders schutzwürdig gehaltene Infotypen sind besonders gekennzeichnet..

Arbeitsmedizinische Daten werden nicht in HR gespeichert.

Daten über Pfändungen werden nur in einer auf Einzelvorgänge bezogenen Form verarbeitet. Die Zugriffsrechte werden auf den engen Kreis der mit der Bearbeitung betrauten Sachbearbeiter begrenzt.

 

Anmerkung: Besonders schutzwürdige Daten befinden sich z.B. in den Infotypen

2001 Abwesenheiten
2002 Anwesenheiten
2005 Mehrarbeit
2011 Zeitereignisse
2050 Zeiterfassung Jahreskalender
2051 Zeiterfassung Monatskalender (falls benutzt)
2052 Wochenerfassung (falls benutzt)
...........

8.2 Regelmäßig erstellbare Auswertungen

Alle mit Hilfe des Systems durchgeführten Standardausgaben und regelmäßig erstellten Auswertungen (Reporting) sind dokumentiert. Die Dokumentation beschreibt den Leistungsumfang des Programms einschließlich der Selektions- und Sortiermöglichkeiten und kann vom Gesamtbetriebsrat und den örtlich zuständigen Betriebsräten jederzeit eingesehen werden.

Alle Ausgaben, bei deren Erstellung auf im Sinne der Ziffer 8.1dieser Vereinbarung besonders schutzwürdige Daten zugegriffen wird, sind in Anlage 4 durch je ein Muster der Ausgabe vereinbart. Auf dem Muster sind ferner die Häufigkeit oder der Anlaß der Erstellung und der Verteilerkreis festgehalten.

 

8.3 ABAP-Query oder vergleichbare Reportingsysteme

Gemäß Ziffer 8.1dieser Vereinbarung als besonders schutzwürdig bezeichneten Daten werden für ABAP-Query oder vergleichbare Softwaresysteme nicht zur Verfügung gestellt.

Anmerkung: Technisch bedeutet dies, daß kein für die ABAP-Query-Nutzung eingerichtetes sog. Sachgebiet Daten enthalten darf, die gemäß Ziffer 8.1 für besonders schutzwürdig erklärt worden sind.

 

8.4 Übertragung von SAP-Daten auf Personal Computer und Datenbank

Gemäß Ziffer 8.1dieser Vereinbarung als besonders schutzwürdig bezeichnete Daten werden für eine Übertragung aus dem SAP-HR-System auf die PC-Ebene nicht zur Verfügung gestellt.

Anmerkung: Die routinemäßigen SAP-HR-Bildschirmdarstellungen müssen so verändert werden, daß die dort neben der Druck-Option üblicherweise erscheinende Schaltfläche Excel (bzw. Aufruf eines anderen Tabellenkalkulationssystems) nicht mehr zur Verfügung steht. Dies ist z.B. durch die Definition eines alternativen "Dynpro" möglich, das allen Anzeigen zugeordnet werden muß, in denen besonders schutzwürdige Daten verwendet werden.

ABAP-Programme, die auf besonders schutzwürdige Daten zugreifen, dürfen keine Download-Möglichkeiten enthalten.

Es werden keine PC-Personaldatenbanken neben der zentralen SAP-HR-Datenbasis aufgebaut, es sei denn, dies ist ausdrücklich vereinbart.

8.5 Schnittstellen zu anderen Systemen

Datenschnittstellen zwischen SAP-HR und anderen Anwendungssystemen, bei denen ein Austausch von Daten in personenbezogner Form erfolgt, sind in Anlage 5 vereinbart. Aus der Anlage gehen die Namen der beteiligten Systeme, die Richtung der Übermittlung sowie die übermittelten Daten hervor.

8.6 Zugriffsberechtigungen für Personaldaten

Die Struktur der vergebenen Berechtigungen ist in Anlage 6 vereinbart. Aus dieser Anlage gehen der jeweilige Personenkreis, der nutzbare Funktionsumfang des HR-Systems sowie der erlaubte Datenbereich hervor.

Dem zuständigen Betriebsrat werden die Namen der berechtigten Personen mitgeteilt.

Der Gesamtbetriebsrat und die örtlichen Betriebsräte erhalten einen Online-Zugriff auf in Anlage 6 im einzelnen beschriebene Daten und Programmfunktionen. Außerdem erhalten sie einen Lesezugriff auf die Dokumentation der Infotypen, die vergebenen Benutzerberechtigungen sowie die ABAP-Bibliothek (Dokumentation der Programme).

 

9. Beweisverwertungsverbot

Sollten leistungs- und/oder verhaltensbeschreibende Daten unter Verstoß gegen diese Betriebsvereinbarung erhoben oder verarbeitet werden, so sind sie als Beweismittel zur Begründung personeller Maßnahmen unzulässig und hierauf gestützte personelle Einzelmaßnahmen unwirksam.

 

10. Verfahrensregelungen

10.1 Längerfristige Unternehmensplanung

Mit dem Technologieausschuß des Gesamtbetriebsrats findet einmal jährlich oder auf Antrag einer Seite eine Beratung der SAP-Einsatzstrategie statt. Es erfolgt ein Rückblick auf das vorangegangene Jahr und eine Vorschau auf das kommende Jahr mit einer Erläuterung ausgewählter wichtiger Projekte. Dabei erfolgt auch eine Erörterung der Auswirkungen auf die Zahl und die Qualität der Arbeitsplätze, die Qualifikationsanforderungen sowie auf eventuelle Beschäftigungsverschiebungen. Die Darstellung neuerer technischer Konzeptionen der Softwareanbieter und die Stellung des Unternehmens dazu werden ebenfalls in die Beratung einbezogen. An der Veranstaltung können Vertreter der örtlichen Betriebsräte teilnehmen. Die örtliche Informationsverpflichtung der Arbeitgeberseite bleibt von dieser Regelung unberührt.

10.2 Erweiterungen der Systeme

Die wichtigsten Änderungen neuer SAP-Releases werden dem Gesamtbetriebsrat sowie den örtlichen Betriebsräten vor deren Einführung erläutert. Ebenso wird über durch den SAP-Einsatz bedingte geplante betriebliche Veränderungen informiert.

Bei dieser Information wird überprüft, ob die Grundsätze dieser Vereinbarung eingehalten sind. Ggf. werden Verhandlungen mit dem Ziel der einvernehmlichen Regelung von Abweichungen oder Ergänzungen zu dieser Betriebsvereinbarung aufgenommen.

Sollen neue Daten in das System HR aufgenommen werden, so einigen sich beide Seiten darüber, ob diese Daten im Sinne der Ziffer 8.2 besonders schutzwürdig sind.

Änderungen der Anlagen 2 Einsatzzwecke HR, Anlage 3 benutzte Infotypen und besonders schutzwürdige Daten, Anlage 4 Auswertungen aus besonders schutzwürdigen Daten, 5 HR-Schnittstellen, 6 HR-Zugriffsrechtestruktur sind nur in gegenseitigem Einvernehmen zwischen Unternehmen und Gesamtbetriebsrat möglich. Mit den örtlichen Betriebsräten können zusätzliche Regelungen getroffen werden, die Auswertungen aus den Zeitwirtschaftsdaten und Struktur der Zugriffsrechte beim System HR betreffen.

 

10.3 Initiativrecht des Betriebsrats

Ergeben sich aus der Anwendung der Systeme neue Probleme, die mit der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu tun haben, oder macht der Gesamtbetriebsrat Abweichungen von den in dieser Vereinbarung getroffenen Regelungen geltend, so wird auf seinen Antrag hin über die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt.

 

10.4 Konfliktklausel

Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen zwischen Unternehmen und Gesamtbetriebsrat vorsieht, eine Einigung nicht zustande, so entscheidet eine gem. § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

 

11. Schlußbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie ist mit einer Frist von drei Monaten, frühestens jedoch zum 31.12.2000 kündbar. Im Falle einer Kündigungen wirken die Regelungen nach bis zum Abschluß einer neuen Vereinbarung.

tse Hamburg

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