Betriebsvereinbarung Elektronische Personalakte

Bei dieser Vereinbarung handelt es sich um ein Unternehmen, das für seinen Personalbereich das SAP-System Human Resources bzw. jetzt Human Capital Management einsetzt. Für das Personalarchiv soll eine Lösung der Firma IXOS verwendet werden, die über eine entsprechende Schnittstelle zu SAP verfügt.

Präambel

Die elektronische Archivierung der Personalakte dient hauptsächlich dem Zweck, Lagerkapazitäten einzusparen, den Zugang zur Personalakte zu erleichtern und die Prozessabläufe schneller zu gestalten.

Das elektronische Archiv ist Teil der Personalakte im rechtlichen Sinn. Beide Seiten stimmen in der Auffassung überein, dass der Umfang der elektronischen Akte überschaubar gehalten wird und dass auf das Führen von Personalnebenakten verzichtet wird.

Ziel dieser Vereinbarung ist es, die genannten Vorteile des elektronischen Archivierungsverfahrens mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbinden.

Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Gesamtbetriebsvereinbarung regelt die Einführung und Anwendung einer Digitalen Personalakte bei der ... [Name der Firma] . Sie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Daten im System gespeichert werden, soweit sie Arbeitnehmer im Sinne des BetrVG sind.

Systembeschreibung

Es wird das mit dem SAP-System HR verbundene Archivsystem IXOS .... eingesetzt. Die Speicherung und Archivierung der Personaldokumente erfolgt am Standort ... [Name des Standortes][Bildschirmbild]

Die Altbestände werden von in Personalangelegenheiten erfahrenen Mitarbeitern einer Servicefirma digitalisiert. Die Mitarbeiter erhalten das Angebot, ihre Personalakte innerhalb einer Frist von sechs Monaten an sich zu nehmen. Sollten sie von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch machen, wird die Personalakte nach Fristablauf vernichtet. Ausgenommen hiervon sind Dokumente, deren Aufbewahrung als Original gesetzlich vorgeschrieben ist.

Der Inhalt der Digitalen Personalakte ist nach den in Anlage 1 vereinbarten Kategorien (Verzeichnis/Unterordner/Dokumentenart) geordnet. Diese Dokumentenstruktur wird als Suchkriterien verwendet.

Im Rahmen dieser Kategorien werden die Dokumente mit der Angabe eines Datums abgelegt.

Auswertungen

Die über im System verwaltete Dokumente erstellten Auswertungen beschränken sich auf statistische Angaben über die mengenmäßige Entwicklung des Archivs und enthalten keine personenbezogene Informationen.

Es werden keine weiteren Auswertungen über Inhalt oder Art der im Personalaktensystem gespeicherten Dokumente erstellt.

Die zuständigen Betriebsräte erhalten die ihren Vertretungsbereich betreffenden Auswertungen ebenfalls.

Zugriffsrechte

Auf die elektronische Akte einer Person kann nur über die Personalnummer oder den Namen zugegriffen werden. Einzelpersonenübergreifende Sortier- oder Selektionsmöglichkeiten sind ausgeschlossen. Innerhalb der elektronischen Akte einer Person kann außer über die Dokumentenart auf ein Dokument nur über das Datum des Dokuments zugegriffen werden. Weitere Suchmöglichkeiten werden nicht zur Verfügung gestellt.

Zugriffsrechte werden nur an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Personalbereichs der ... [Name der Firma] vergeben. Ausgenommen sind temporäre Berechtigungen im Rahmen rechtlich vorgeschriebener Verfahren (z.B. Steuerprüfung, Wirtschaftsprüfung).

Die Struktur der Berechtigungen ist in Anlage 2 vereinbart. Aus der Anlage gehen hervor

der jeweilige Personenkreis,
die Dokumentenarten gemäß Anlage 1, auf die ein Zugriff besteht.

Alle Berechtigten werden darauf verpflichtet, die Zugriffsrechte nur im Rahmen ihrer konkreten Aufgabenstellung wahrzunehmen.

Soll im Rahmen des innerbetrieblichen Stellenausschreibungsverfahrens (ISA) Führungskräften ein Zugriff auf das elektronische Personalarchiv eingeräumt werden, so wird wie folgt verfahren:

Der Personalbereich stellt die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren relevanten Dokumente in ein temporäres Unterverzeichnis.
Die mit dem Vorgang befassten Führungskräfte erhalten einen temporären Zugriff nur auf das speziell für das Bewerbungsverfahren erstellte Unterverzeichnis.
Die Dauer dieser Berechtigung ist auf maximal zwei Wochen begrenzt und wird nach Ablauf dieser Frist automatisch gelöscht. Eine Verlängerung dieser Frist muss erneut beantragt werden.
Der Zugang ist nur in den Räumen des Personalbereichs möglich.
Die berechtigten Personen werden verpflichtet, keine Kopien der ihnen zugänglichen Dokumente anzufertigen.

Alle Berechtigungen und Berechtigungsänderungen werden elektronisch protokolliert.

Verarbeitungsregeln

Abmahnungen und dazu gehörende Gegendarstellungen werden spätestens nach zwei Jahren automatisch gelöscht.

Das Löschen von Dokumenten erfolgt in der Form, dass in der Datenbank der Hinweis auf das Dokument vollständig gelöscht wird, so dass es nicht mehr auffindbar ist. Das Lesen der Speichermedien mit anderen Softwarewerkzeugen als dem über das SAP-System organisierten Zugang ist unzulässig.

Auskunft aus der Personalakte an Dritte wird nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen erteilt.

Einsichtsrechte der Mitarbeiter

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, bei ihrem zuständigen Personalbereich ihre gesamte Personalakte einzusehen und sich einzelne Dokumente ausdrucken zu lassen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, bei der Einsicht in ihre Personalakte ein Mitglied des zuständigen Betriebsrats hinzuzuziehen.

Datenschutz

Die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Datenschutzes werden gewahrt.

Der Datenschutzbeauftragte erstellt ein Verfahrensverzeichnis, in dem die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten berücksichtigt sind. Der zuständige Betriebsrat kann dieses Verzeichnis jederzeit einsehen.

Ergonomie

Die Arbeitsplätze der mit dem System arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Personalbereichs werden mit Bildschirmen ausgestattet, die eine Anzeige der elektronischen Dokumente neben den SAP-Sachbearbeitungsdialogen zulassen (Richtwert 19“ Bildschirm-Diagonale).

Änderungen und Erweiterungen

Der Gesamtbetriebsrat wird über alle geplanten inhaltlichen Änderungen und Erweiterungen des Systems vor deren Durchführung informiert. Bei dieser Gelegenheit prüfen beide Seiten, ob die Bestimmungen dieser Vereinbarung weiter eingehalten sind. Macht eine Seite Abweichungen geltend, so ist Einvernehmen über eine ergänzende Regelung zu erzielen.

Änderungen der Anlagen bedürfen des gegenseitigen Einvernehmens. Wird das Einvernehmen nicht erreicht, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

Schlussbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von ..., frühestens zum ... gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Regelung.