Grundsätze für die Einrichtung eines elektronischen Bewerbersystems

Im folgenden werden unabhängig von konkreten Anwendungssystemen einige wichtige Grundsätze dargestellt, die beim Einsatz eines elektronischen Anwendungssystems zur Verwaltung von Bewerberdaten beachtet werden sollten. Es empfiehlt sich, sie in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten.

• Meistens wird ein elektronischer Fragebogen innerhalb des Systems  verwendet; den kann man gut dokumentieren: Festlegung der formalisierten Datenbasis (abfragbare Felder) und Abgrenzung gegen von den Bewerbern eingebbaren Freitext, Klärung, ob es eine Suchfunktion für die Freitextbereiche gibt, ggf. Einschränkung des Einsatzbereiches dieser Suchfunktion,
  
  
• Bindung der Bewerbung an Ausschreibungen,
  
  
• Zugriff der Vorgesetzten nur auf Bewerbungen für ihren Verantwortungsbereich,
  
  
• kein internes Headhunting, keine freie Suche nach internen Bewerbern,
  
  
• Verpflichtung zur Ausschreibung aller Stellen und Darstellung im System (Ausschluss von „Vorabbesetzungen“ aus Bewerberpools unter Umgehung von Ausschreibungen),
  
  
• Verzicht auf einen sog. Skill-Katalog (mit Ausnahme der Angabe von Sprachkenntnissen bei Festlegung, dass nur die Selbsteinschätzung erfasst wird oder Führerschein, wenn dies für die ausgeschriebene Stelle von Bedeutung ist),
  
  
• Festlegung, ob und in welcher Form und wie lange Beurteilungen der Bewerber durch die Vorgesetzten gespeichert werden,
  
  
• Verzicht auf systemgesteuerte automatisierte Vorauswahlen von Bewerbern, keine Hinterlegung von sog. KO-Kriterien, die bei Nichterfüllung zum sofortigen Aussondern aus der Bewerbung führen,
  
  
• Abverlangen einer deutlich erkennbaren Einwilligung der betroffenen Person, wenn die Daten über eine konkrete Bewerbung hinaus in einem Bewerberpool (sog. talent pool) weiter gespeichert bleiben sollen, Festlegung, in welcher Form die betroffene Person Einfluss auf diese Daten und ihre Speicherdauer hat.