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Einsatz von Workflow-Systemen

Workflows gewinnen im Zusammenhang mit Künstlicher Intelligenz eine neue Bedeutung. Insbesondere Chatbot-Anwendungen lassen sich firmenspezifisch erweitern und mit Workflow-Systemen kombinieren. Die Anbieter solcher Systeme werben vor allem mit Automatisierungsvorteilen und mit der Einsparung von Arbeitsplätzen. Dabei werden die Gestaltungsmöglichkeiten durch die Integration der neuen Technik in die Arbeitsabläufe häufig übersehen. Für die Betriebsparteien ergibt sich aus dieser brisanten Mischung dringender Regelungsbedarf.

Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Vereinbarung regelt Grundsätze für die Gestaltung von Workflows in den IT-Systemen des Unternehmens.

Diese Grundsätze verstehen sich als Leitlinien für die Einrichtung von Workflows sowohl bei neu einzuführenden IT-Systemen als auch bei der Pflege und Veränderung bestehender Systeme.

Das Unternehmen informiert den Betriebsrat über geplante neue Systeme sowie funktionellen Änderungen bestehender Systeme. Stimmen beide Seiten bei dieser Gelegenheit in der Auffassung überein, dass die Grundsätze dieser Vereinbarung eingehalten sind, so besteht bezüglich der Gestaltung der Workflows kein weiterer Regelungsbedarf mehr.

Begriffsbestimmung

Workflows im Sinne dieser Vereinbarung sind in der Software definierte und von ihr erzwungene und in ihrer Abfolge festgelegte Arbeitsschritte.

Grundsätze für die Gestaltung von Workflows

Die folgenden Grundsätze verstehen sich als Richtlinie für die Einrichung und Anwendung von Workflows in Softwaresystemen.

Workflows werden vorrangig dort eingesetzt,

Für alle dispositiven und mit Entscheidungsspielräumen verbundenen Tätigkeiten hat die durch die Beschäftigten zu erbringende Arbeit Vorrang vor einer Ablauferzwingung durch Workflows. 


Soweit Workflows als Instrumente von Arbeitsteilung eingesetzt werden, wird darauf geachtet, dass die Grundsätze ganzheitlicher Arbeitszusammenhänge gewahrt, d.h. Arbeitsabläufe als von den Beschäftigten als sinnvoll und zusammengehörend empfundene Einheiten organisiert bleiben.

Ferner wird darauf geachtet, dass die Handhabung der workflowgesteuerten Funktionen so selbsterklärend wie möglich ist und dass die Anwenderinnen und Anwender jederzeit den Überblick behalten, wo sie sich gerade im Arbeitsablauf befinden.

Teamwork und Zusammenarbeit sollen durch den Technikeinsatz begünstigt und nicht behindert werden.

Für mit Fristen versehene Prozesse kann ein Eskalationsmanagement installiert werden, das in einem ersten Schritt die bearbeitende Person über eine eventuell bevorstehende Fristverletzung informiert und sich erst nach einem weiteren Zeitabschnitt bei Fortbestehen des Problems an eine weitere Instanz richtet. Dabei kann der Name der für die Bearbeitung zuständigen Person sichtbar gemacht werden.

Eine Einbindung digitaler Signaturen in softwaregesteuerte Arbeitsabläufe erfolgt nur als Dokumentation des außerhalb des Workflows abgewickelten Vorgangs.

Schulungen

Werden Systeme neu eingeführt, so erfolgt in enger zeitlicher Kopplung an die Aufnahme der Arbeit mit diesen Systemen eine Mitarbeiterschulung, auf die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Anspruch haben, die mit den Systemen arbeiten sollen. Diese Schulung umfasst neben einem aufgabenbezogenen Training der Bedienfunktionen auch einen Überblick über das Gesamtsystem.

Bei Release- oder Versionsänderungen mit neuen oder veränderten Funktionen auf der Benutzungsebene erhalten alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in geeigneter Form eine Schulung oder Einweisung, in der die Unterschiede zur Vorversion trainiert werden; dieses Qualifizierungsangebot kann auch elektronisch erfolgen (E-Learning oder geeignete Hilfefunktion).

Alle Qualifizierungsmaßnahmen gehören zu den Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter und werden wie Arbeitszeit behandelt.

Auswertungen

Die Transparenz über die durch Workflows gesteuerten Arbeitsschritte soll für alle am jeweiligen Prozess beteiligten Personen gewährleistet sein.

Deshalb wird dafür Sorge getragen, dass alle Beteiligten an einem workflow-gesteuerten Prozess über die einzelnen Schritte und den Bearbeitungsfortschritt informiert sind, insbesondere für die Bearbeitung von Beantragungen. Dies erfolgt vorrangig vor Benachrichtigungen (z.B. vom System erzeugte Mails, Messages oder Dokumente) online durch Sichtbarmachung des Abeitsablaufs wähend der Dauer des Prozesses. Diese Regelung ist verpflichtend für die Einrichtung neuer Workflows. Für die Anpassung bereits im Einsatz befindlicher Systeme erstellen die Betriebsparteien eine nach Prioritäten geordnete Bestandsaufnahme in Form eines Zeitplansfür die Durchführung der Maßnahmen.

Grafische Darstellungen von Auswertungen haben Vorrang vor tabellen- oder listenorientierten Präsentationen.

Eine Kenntlichmachung der Person, die einen Arbeitsschritt ausgelöst hat, erfolgt nur auf der letzten Drill-Down-Stufe einer Auswertung und ist an den alleinigen Zweck gebunden, eine bei Problemen und Fragen ansprechbare Person kenntlich zu machen.

Auf Listen oder Statistiken mit mitarbeiteridentifizierenden Inhalten wird verzichtet.

Die Archivierung von Workflowdaten, die noch die Abwicklung der einzelnen Arbeitsschritte umfassen, erfolgt nur ohne mitarbeiteridentifizierende Merkmale. Davon unberührt bleibt die Archivierung von rechtsverbindlichen Dokumenten.

Verfahrensregelungen

Abweichungen von den genannten Grundsätzen bedürfen auf Verlangen einer Seite einer Regelung.

Macht eine Seite geltend, dass in einem Softwaresystem die genannten Grundsätze nicht eingehalten sind, so werden diese in der entsprechenden Betriebsvereinbarung oder einer ergänzenden Regelung vereinbart.

Schlussbestimmung

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft und ist mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende kündbar. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach beis zum Abschluss einer neuen Regelung.

 


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