Betriebsvereinbarung SAP

Nicht alle Unternehmen folgen dem SAP-Marketing und installieren die komplexen Segnungen der Software-Firma aus Walldorf: Business Warehouse, Employee und Manager Self-Service und weitere Segnungen aus dem Netweaver-Environment.

Für alle an sparsamen Installationen Interessierte ist der folgende Text von Interesse.

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Einführung und Anwendung des SAP-R/3-Systems mit den Modulen HCM (Human Capital Management), FI (Finanzwesen einschl. Anlagenbuchhaltung), CO (Controlling) und MM (Materialwirtschaft) bei der .... .

Sie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit den Systemen arbeiten bzw. deren persönliche Daten in den Systemen verarbeitet werden.

2. Zielsetzung

Ziele dieser Betriebsvereinbarung sind

Für die Verarbeitung personenbezogener Arbeitnehmerdaten gehen die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit, Zweckbindung und Normenklarheit.
Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bedeutet einen sparsamen Umgang mit Personaldaten - nur die unbedingt für die jeweilige Zwecksetzung nötigen personenbezogenen Mitarbeiterdaten werden erfasst und verarbeitet.
Der Grundsatz der Zweckbestimmung bedeutet, dass nur solche persönlichen Arbeitnehmerdaten gespeichert werden, für deren Verarbeitung ein konkreter Verwendungszweck vereinbart ist oder auf Grund von Gesetzen, Verordnungen, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen besteht.

Der Grundsatz der Normenklarheit gebietet es, dass für alle Betroffenen die Verarbeitungszwecke und die Regeln der Verarbeitung einsichtig und bekannt sind.

3. Aufzeichnungen über das Benutzerverhalten

3.1 Systemsoftware

Aufzeichnungen und Auswertungen der System- oder systemnahen Software (Rechnerbetriebssysteme, Datenbanksystem, SAP-Basissystem) über Benutzeraktivitäten dürfen ausschließlich zu den folgenden Zwecken benutzt werden:

Der Zugriff auf die entsprechenden Funktionen wird auf die Systemmanager und deren Vertreter begrenzt.

3.2 Sachbearbeiterkennzeichen

Sofern ein die Person des Bearbeiters identifizierendes Kennzeichen in den Datensätzen gespeichert wird, darf dieses Kennzeichen nur in Anzeigen oder Ausdrucken von auf die einzelnen Vorgänge bezogenen Daten verwendet werden; es dient lediglich der Kenntlichmachung einer verantwortlichen oder zuständigen Person.
Es werden keine Programmfunktionen eingerichtet oder genutzt, die Statistiken oder Listen erstellen, in denen solche Mitarbeiterkennzeichen verwendet werden.
Felder mit Sachbearbeitername oder -kürzel werden für die ABAP-Query, ABAP-Viewer oder vergleichbare  Softwareinstrumente auf Endbenutzerebene gesperrt.

3.3 Terminkontrollfunktionen

Soweit Zugriffe auf Wiedervorlagefunktionen über Benutzerkennzeichen erfolgen, sind diese Funktionen so einzurichten, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ihr Kennzeichen nur auf die ihnen zugeordneten Vorgänge zugreifen können.

4. Personaldatenverarbeitung

4.1 Leistungsumfang

Das SAP-System HCM (vormals HR) wird zur Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie zur Unterstützung der Personalzeitwirtschaft und allgemeiner Aufgaben der Personaladministration eingesetzt. Der Leistungsumfang ergibt sich aus Anlage 1 (Menübaum der aufrufbaren Programmfunktionen).

4.2 Zugriffsrechte

Zugriffsberechtigt auf die Daten und Programmfunktionen des SAP-Systems HCM sind nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs Personal.

4.3 Besonders schutzwürdige Daten

Wegen ihrer erhöhten Überwachungseignung gelten Daten über

für besonders schutzwürdig. Die Verarbeitung dieser Daten ist daher an weitere einschränkende Regelungen gebunden.

4.4 Einschränkende Bestimmungen

Alle Auswertungen, in denen über Urlaubsdaten hinaus Fehlzeiten ausgewertet werden, sind durch je ein Muster in Anlage 2 vereinbart.
Die Personalsachbearbeiter werden verpflichtet, Fehlzeiten nicht mit Query-Werkzeugen zu bearbeiten und entsprechende Daten nicht mittels PC-Programmen (z.B. Excel, Access) weiterzubearbeiten.
Auf Auswertungen der Daten über Pfändungen wird verzichtet.

Beide Seiten stimmen in der Auffassung überein, dass zum Zeitpunkt des Abschlusses dieser Vereinbarung keine weiteren im Sinne dieser Vereinbarung besonders schutzwürdigen Daten verarbeitet werden und daher keine weiteren Schutzbestimmungen erforderlich sind.

4.5 Weitere Regelungen

SAP HCM verfügt über keine ausgehenden Datenschnittstellen, über die Daten in personenbezogener Form weitergegeben werden.
Das System gibt Daten an Dritte im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes in personenbezogener Form nur im Rahmen von gesetzlich oder durch Betriebsvereinbarung geregelter Form weiter.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, die im System über sie gespeicherten Daten beim Personalbereich einzusehen und sich ausdrucken zu lassen.

5. Schulungen

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der entsprechenden Organisationseinheiten haben Anspruch auf eine angemessene sowie für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendige Qualifizierung.
Die Qualifizierungsmaßnahmen umfassen neben dem Training der Bedienfunktionen des betroffenen Teilsystems auch einen Überblick über das gesamte System.

Die Rechte des Betriebsrats gemäß § 98 BetrVG bleiben unberührt.

6. Kontrollrechte des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat das Recht, die vorhandenen Unterlagen einzusehen und sich erläutern zu lassen. Er kann sich ausgewählte Programmfunktionen vorführen lassen. Insbesondere kann er die im System HCM bestehenden Infotypen online einsehen und Muster der erstellbaren Auswertungen erhalten.

7. Verfahrensregelungen

Vor Umstellung des Reportings aus dem SAP-System HCM auf eine Business Warehouse-Technik wird der Betriebsrat umfassend informiert; auf seinen Wunsch wird eine ergänzende Regelung getroffen.
Gleiches gilt für eine eventuelle Einführung der SAP-Employee und Manager Self Services.

Vor der Durchführung von Releasewechseln wird der Betriebsrat ebenfalls umfassend informiert. Dabei werden ihm insbesondere die Differenzen zu den Vorversionen und auch die in den neuen Versionen verfügbaren nicht genutzten Leistungsmerkmale dargestellt.

Bei allen Änderungen des Leistungsumfangs der eingesetzten Systeme prüfen beide Seiten, ob die Regelungen dieser Vereinbarung noch als ausreichend betrachtet werden können.
Ist dies nach Auffassung einer Seite nicht der Fall oder macht der Betriebsrat Regelungsbedarf gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geltend, so wird über die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen ergänzenden Regelung verhandelt.

Änderungen der Anlagen zu dieser Vereinbarung bedürfen des gegenseitigen Einvernehmens.

In allen Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen beider Seiten vorsieht, entscheidet bei Nichteinigung eine gemäß § 76 Abs. 5  BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

 

8. Schlussbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie ist mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende kündbar. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Regelung.