Nutzungsbedingungen für den Umgang mit E-Mail

In vielen Betrieben herrschen unklare Verhältnisse, ob und in welchem Umfang auch das private Nutzen der E-Mail erlaubt ist. Viele Firmen schrecken vor einer ausdrücklichen Erlaubnis gelegentlichen privaten Nutzens zurück, weil sie Attacken der Finanzbürokratie wegen "geldwerten Vorteils" befürchten (Wäre doch einmal interessant, ein Finanzamt die Höhe dieses "geldwerten Vorteils" festlegen zu lassen, angesichts der Tatsache von gegen Null gehenden Kosten). Die folgende Richtlinie erlaubt zwar auch nicht ausdrücklich eine private Mail-Nutzung, räumt diese aber unter dem Stichwort Gelegenheitskorrespondenz ein.

Grundregeln

E-Mail-Nachrichten sollen nicht unbegrenzt aufbewahrt werden. Nachrichten und Anlagen zu Nachrichten, die für längere Zeiträume gespeichert werden müssen, sollen auf File-Servern, in persönlichen Ordnern oder Archiven gespeichert werden, nicht in der Mailbox des Benutzers.
E-Mail-Nachrichten können in drei Kategorien eingeteilt werden, wobei jede Kategorie ihre eigene Aufbewahrungsfrist hat.

Offizielle Dokumente, d.h. Dokumente, die für rechtliche oder geschäftliche Belange benötigt werden: Gemäß den Regeln für die Aufbewahrung von Papierdokumenten am jeweiligen Standort.
Projekt- oder problembezogene interne Nachrichten, d.h. Protokolle zu Projektmeetings oder Problembeschreibungen: Mindestens 30 Tage, aber nicht länger als zwei Jahre nach Projektabschluss oder Problemlösung.
Gelegenheitskorrespondenz, d.h. informelle geschäftliche oder persönliche Nachrichten wie z.B. die Bestätigung eines Meetings oder eine Glückwunschmitteilung: Maximal 30 Tage.

Im Rahmen guter E-Mail-Gepflogenheiten sind die Benutzer der E-Mail-Systeme dafür verantwortlich, alte Nachrichten und Anlagen in ihrer Mailbox regelmäßig zu überprüfen und zu löschen oder zu archivieren.
E-Mail-Sicherungskopien werden für einen Zeitraum von 7 Tagen aufbewahrt und danach überschrieben.
Die Größe einer Mailbox ist derzeit auf ... [50 MB] beschränkt. Wenn diese Grenze überschritten wird, kann der Benutzer keine Nachrichten mehr senden, bis die Größe der Mailbox auf einen Wert unterhalb der Grenze reduziert wird. Wenn die Mailbox-Größe von 80 Prozent des zugeteilten Speichers [40MB] überschreitet, werden Warnmeldungen angezeigt. Es ist jedoch noch möglich, Eingangsnachrichten zu empfangen und alte Nachrichten zu verschieben oder zu löschen.
Benutzer sollten ihren Ordner "Gelöschte Objekte" periodisch leeren oder ihr Profil so einstellen, dass der Ordner beim Verlassen des Systems automatisch geleert wird.

Persönliche Ordner:

Um zu verhindern, dass Persönliche Ordner zu groß werden, ist es wichtig, die automatische Archivierungs-/Löschfunktion auch für Persönliche Ordner zu aktivieren.
Ihre IT-Servicegruppe vor Ort kann Größenbeschränkungen für die File-Server festlegen, auf denen Ihre Persönlichen Ordner liegen

Angemessene Verwendung von E-Mail

Beim Senden einer Nachricht sollten die folgenden bewährten Regeln beachtet werden:

Senden Sie die Nachricht an nicht mehr Empfänger als nötig.
Treffen Sie eine klare Unterscheidung zwischen den Adressierungstypen "an", "cc" und "bcc":

"an": Hauptempfänger, Aktion erforderlich (wenn die Nachricht eine Aktion nach sich ziehen soll).
"cc" (carbon copy): Empfänger einer Kopie (informativ), keine Aktion erforderlich.
"bcc" (blind carbon copy): Empfänger einer blinden Kopie, d.h. nicht sichtbar für die anderen Empfänger; aus Gründen der Transparenz sollte diese Möglichkeit nicht genutzt werden.

Erfassen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile und geben Sie nur bei wirklich dringenden Fällen eine Dringlichkeit an.
Geben Sie an, wie und bis wann der Empfänger reagieren soll. Geben Sie auch an, wenn keine Antwort erforderlich ist.
Ihre Nachricht sollte klar strukturiert sein und sich auf das Wesentliche beschränken.
Setzen Sie die Vorgabewerte für die Wichtigkeit und die Vertraulichkeit der Nachricht auf "normal".

Andere bewährte Regeln, die beachtet werden sollten:

Klären Sie Probleme und Konflikte im persönlichen Gespräch, nicht über E-Mail.
Lesen und bearbeiten Sie Ihre Nachrichten an Arbeitstagen mindestens zweimal täglich.
Wenn Sie nicht im Büro sind, informieren Sie die Sender in einer automatischen Antwort, wann Sie voraussichtlich antworten werden.
Die automatische Weiterleitung von Eingangsnachrichten an E-Mail-Adressen außerhalb des Unternehmens ist nicht erlaubt. Der Sender muss wissen, wohin seine möglicherweise vertraulichen Informationen gehen.
Wenn Sie eine Anlage öffnen, führen Sie eine Virusprüfung durch. Abhängig von der verwendeten Software geschieht dies automatisch. Weitere Informationen dazu erhalten Sie von Ihrer IT-Abteilung vor Ort.

Folgende Nachrichtentypen nur verschlüsselt senden:

Nachrichten, die rechtlich bindend sind (Verträge, Angebote, Angebotsannahme). Solche Texte müssen Papierform haben und den Unterschriftsregeln des jeweiligen Standorts entsprechen (bei entsprechenden gesetzlichen Regelungen und deren Umsetzung zur digitalen Unterschrift kann diese Einschränkung eventuell überflüssig werden). Geschäftsvorgänge mit Routinecharakter, z.B. der Einkauf von Bürobedarf, können in Übereinstimmung mit den lokalen Regeln für die Unterzeichnung von Verträgen über E-Mail abgewickelt werden.
Nachrichten mit vertraulichen Informationen, die über das Internet geschickt werden. Bitte beachten Sie, dass das Internet ein öffentliches Kommunikationsmedium ist und dass die Möglichkeit besteht, dass Nachrichten von nicht autorisierten Personen gelesen werden.

Folgende Nachrichtentypen dürfen nicht per E-Mail gesendet werden:

Nachrichten mit gesetzwidrigem, beleidigendem, diskriminierendem, belästigendem, abfälligem, diffamierendem, drohendem oder obszönem Inhalt,
insbesondere Kopien von Dokumenten oder Computersoftware, die gegen die Copyright-Gesetze verstoßen,
Kettenbriefe,
Weiterleitung von E-Mail-Nachrichten ohne legitimes geschäftliches Anliegen unter Gegebenheiten, die wahrscheinlich Beteiligte, die in der Nachricht genannt werden, in Verlegenheit bringen würden oder den klar zum Ausdruck gebrachten Wunsch des Absenders verletzen, die Nachricht nicht weiterzuverbreiten.
Nachrichten, bei denen die Identität des Senders geändert oder verborgen wurde (Spoofing),
Nachrichten, die über Fremdsoftware verschlüsselt wurden, ohne dass zuvor die Erlaubnis dafür vom E-Mail-Service-Provider eingeholt wurde.

Ausnahmen von der Vertraulichkeit

Nachrichten sind für Sender und Empfänger vertraulich. Soweit die zuständigen Mitarbeiter bei der Behebung von Störfällen oder Sicherheitslücken mit Nachrichten oder Adressinformationen in Verbindung kommen, ist es ihnen nicht gestattet, derartige Informationen an andere Personen weiterzugeben, es sei denn, dies ist für die Durchführung der jeweiligen Maßnahme erforderlich.