Elektronischer Kalender

Kalender gibt es in vielen Anwendungen. Am verbreitetsten ist die Nutzung innerhalb des Microsoft Outlook-Systems. Natürlich gibt es auch das Konkurrenzprodukt Calendar aus den Google-Tools (allerdings nur innerhalb einer Public Cloud-Lösung unter US-amerikanischem Recht inkl. Patriot Act). Viele spezielle Softwaresysteme enthalten jedoch ebenfalls eine Kalenderfunktion, z.B fast alle Customer Relationship Management- und Redaktionssysteme. Für die Benutzer ist es ärgerlich, wenn sie zwei oder mehrere Kalender parallel führen müssen. Die Hersteller spezieller Anwendungen bemühen sich zwar redlich um Integration der Kalender aus den Office-Systemen, doch nicht immer kann man dieses Bemühen als gelungen bezeichnen.

Die ersten Regelungen zur Kalenderfunktion sahen fast alle deren freiwillige Nutzung vor. Dies heute noch durchzusetzen, wird allerdings immer schwieriger. Wenn in einem solchen Fall nur eine Person innerhalb eines Teams die Nutzung der Kalenderfunktion verweigert, dann ist der Kalender als gemeinsames Planungs- und Koordinierungsinstrument so gut wie tot. Man wird also nicht umhin kommen, Spielregreln für die Kalenderfunktion als universelles und verpflichtendes Arbeitsmittel aufzustellen.

Gegenstand und Geltungsbereich

Die Kalenderfunktion ist so allgemein, dass sie an jedem Arbeitsplatz mit Computerunterstützung zur Verfügung steht. Möglicherweise ist aber zu unterscheiden zwischen Benutzern, denen der elektronische Kalender als bloßes persönlich-idividuelles Arbeitsmittel zur Verfügung steht und Teams, die mit Hilfe der Kalenderfunktion ihre Termine verbindlich planen wollen.

Zweckbindung

Die Kalenderfunktion steht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an jedem computerunterstützten Arbeitsplatz als Arbeitsmittel zur Verfügung; die Nutzung erfolgt in eigenem Eermessen.

Darüber hinaus kann der elektronische Kalender in Teams als verbindliches Planungsinstrument eingesetzt werden; in diesem Fall ist die Benutzung verpflichtend.

Es ist durchaus nützlich, die Art der Teams, für die die eine Nutzung der Kalenderfunktion verbindlich ist, näher zu beschreiben, z.B. REdaktionen oder Ressorts eines Zeitungsverlags, Projektgruppen in der Softwareentwicklung oder Mitglieder von Außendienst-Teams. Je nach Art des Teams ließe sich auch der Verwendungszweck weiter konkretisieren, z.B. zur Planung gemeinsamer Termine, bei nur virtuellen Teams zur Information über die augenblickliche Tätigkeit u.ä.

Der verpflichtend zu nutzende Kalender wird nur als Planungs- und Koordinierungsinstrument eingesezt, nicht jedoch zur Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeit. Insbesondere besteht keine Verpflichtung, Kalendereinträge nachträglich zu korrigieren, wenn das tatsächliche Geschehen von der Planung abweicht.

Sichtbarkeit der Einträge

In den Fällen, in denen die Benutzung der Kalenderfunktion verpflichtend ist, sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehalten, die Termine ihrer Arbeit mit einem kurzen Stichwort und der zeitlichen Eingrenzung zu beschreiben. Die Sichtbarkeit der Termine ist auf die Mitglieder des Teams (bzw. der betroffenen Organisationseinheit) begrenzt.

Man kann die Kalenderfunktion so einrichten, dass alle Benutzerinnen und Benutzer die Termine aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen, eine Möglichkeit, die in kleinen Firmen durchaus in Betracht zu ziehen ist. In größeren Firmen besteht jedoch keine Notwendigkeit, die Sichtbarkeit der Termine über die Organisationsgrenzen der jeweiligen Einheit hinaus auszudehnen, zumal da in den meisten Firmen für die Anzeige der Päsenz einer Person andere Instrumente zur Verfügung stehen (z.B. die Präsenzmanager-Funktion innerhalb von Sharepoint/Lync oder ähnliche Funktionen innerhalb der IP-Telefonie). Besonders ist auch zu beachten, dass es keine Notwendigkeit gibt, die Sicherbarkeit innerhalb der Hierarchie nach oben auszudehnen. Es genügt das N+1-Prinzip (N+1 bedeutet, dass nur die unmittelbare disziplinarisch und eventuell auch noch die fachlich vorgesetzte Person eine Sicht auf die Termine hat, nicht aber die nächsthöheren Vorgesetzten)

Daneben können freiwillig persönliche Termine eingetragen werden. Dabei entscheiden die Benutzer selber, ob und für wen nähere Beschreibungen dieser Termine sichtbar sein sollen. Verpflichtend ist lediglich, Zeiten der Nichtverfügbarkeit sichtbar zu machen; dies erfolgt ohne Angaben weiterer Begründungen.

Einer Differenzierung der Sichtbarkeit für die Nichtverfügbarkeit sollte man nur bei Vorliegen gewichtiger und einsichtiger Gründe zustimmen. In diesen Fällen empfiehlt sich die Festlegung der Gründe für die Nichtverfügbarkeit in einem festen Schlüssel, dessen Werte in einer Anlage zur Betriebsvereinbarung festgelegt werden.

Teamleitende, Vorgesetzte, jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter haben das Recht, andere Personen zu Terminen einzuladen. Ein für andere sichtbarer Eintrag in den Kalender erfolgt erst, wenn die eingeladene Person den Termin angenommen hat. Eine Möglichkeit, Termine für andere Personen ohne deren vorherige Einwilligung einzutragen, wird technisch nicht zur Verfügung gestellt.

In vielen Firmen bereitet das elektronische Suchen nach Terminen den betroffenen Personen große Frustration, meist weil die Verhältnisse nicht so gut planbar sind, zu viel Unvorhergesehenes geschieht oder aufgrund unterschiedlicher Tätigkeiten und Verpflichtungen die Kalender doch nicht in top-aktuellem Zustand sind. Man kann dieser Frustration ausweichen, wenn man vereinbart, Termine erst nach Konsensbildung in den Kalender einzutragen.

Allein mit der Ablehnung einer Einladung zu einem Termin können keine arbeitsrechtlichen Maßnahmen begründet werden.

Auswertungen

Auf jedwedes Reporting der Kalenderdaten wird verzichtet. Es stehen nur die zur Sichtbarkeit der Termine vereinbarten Funktionen für den dort ebenfalls vereinbarten Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Speicher- und Löschfristen

Wenn der Kalender nur ein Planungs- und Koordinierungsinstrúment ist, dann besteht kein großes Interesse an der Vergangenheit. Daraus ergeben sich mehrere Regelungsmöglichkeiten:

• Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheiden selber, wie lange sie ihre vergangenen Termine sehen können
• Die Sichtbarkeit vergangener Termine wird so eingestellt, dass jede Person ihre eigenen Termine so lange sehen kann, wie sie gespeichert sind, andere Personen aber nur den aktuellen Monat und x Monate der Vergangenheit einsehen können.
• Vergangene Termine, die älter als x Monate sind, werden vom System automatisch gelöscht.

Verfahrensregelungen

Natürlich müssen die Beteiligungsrechte des Betriebsrats bei künftigen Veränderungen, sei es der Technik oder des Umgangs mit dem System, geregelt werden. Dies ist aber meist in anderen, übergeordneten Betriebsvereinbarungen bereits der Fall.

Karl Schmitz, März 2013