Employee Self Services

Beispiel Arbeitsblatt für Auftragszeiterfassung

Man logt sich ein, wählt das vorbereitete Erfassungsprofil (das für für teuer Geld gecustomized wurde), gibt seine Personalnummer ein (kann automatisiert werden) und wählt das Startdatum:

Nun erhält man das gewünschte Formular. Oben stehen die Aufträge, die man bearbeiten kann (hier leer), unten ist der Erfassungsteil:

Alle markieren
Alle entmarkieren
Zeile einfügen
Zeile löschen
Zeile kopieren
Zeitdaten Detail
Eingaben rücksetzen
Eingaben prüfen
Prüfprotokoll
Sortieren aufsteigend
Sortieren absteigend
Summenzeiten ein/aus
Vorgabestunden ein/aus
Wochentage ein/aus

Man hat nun reichlich Auswahl, das Erfassungsblatt zu bearbeiten. Nichts mit Kurzschulung, wie die nebenstehende Übersicht der verfügbaren Befehle anzeigt. Über das Sichernsymbol werden die erfassten Daten nach getaner Eingabearbeit (15 Extraminuten pro Tag) gespeichert und gleichzeitig zur Genehmigung weggeschickt.

Diverse Varianten des Erfassungsdialogs werden auch zur Verfügung gestellt, z.B. bei der Eingabe Zeiten nach Vorgabestunden wird die markierte Zeile mit den Restzeiten zu den Vorgabestunden aufgefüllt:

Genehmigen tut der Chef. Der hat dafür natürlich eine eigene Programmfunktion. Die sieht zum Beispielwie folgt aus:

Nicht schlecht, auch eine Menge zu tun.

Der Einsatz des Genehmigungsverfahrens ermöglicht eine Kontrolle über die erfassten Daten, bevor diese an das Zielsystem (z.B. SAP CO oder PS) übergeleitet werden. Genehmigt wird dabei jeder einzelne Datensatz, der mit dem Arbeitszeitblatt erfasst worden ist.
Der Genehmiger ist in der Regel der für den Mitarbeiter zuständige Vorgesetzte bzw. dessen autorisierter Vertreter. Diese Personen benötigen natürlich spezielle Berechtigungen im SAP-System.

In der vorbelegten Selektionsmaske erfolgt eine Vorauswahl der zu genehmigenden Erfassungssätze. Es können weitere Selektionskriterien verwendet werden wie z.B. Kostenstelle / Datenauswahlzeitraum usw.

Mit der Feinselektion wird die Auswahl der zu genehmigenden Zeiten noch genauer klassifiziert.
Durch Klicken auf die Taste (Ausführen) wird die Feinselektion ausgeführt:

Über eine Ampelfunktion wird angezeigt, welche Stunden

Durch Anklicken eines Datums werden alle zu genehmigenden Stunden für dieses Datum aufgerufen und durch Doppelklick auf die Employee-Nummer werden alle zu genehmigenden Stunden für den ausgewählten Zeitraum aufgerufen usw. Richtig was zu tun. Bei Ablehnung kann auch noch ein Ablehnungsgrund eingegeben werden. Alles ist schön in Workflows festgezurrt. Das Ergebnis erfährt der glückliche Mitarbeiter dann über e-Mail.

Wenn dann schließlich alles schön fehlerfrei ist, werden die Daten ins Zielsystem (CO und/oder PS) übergeleitet und dort verbucht. Darf der Chef machen, auch umbuchen, wenn er sich vertan hat. Natürlich dann wieder neu genehmigen usw. Alles customizable.

Natürlich gibt es auch Auswertungen, z.B.

Für die interessiert sich dann der Betriebsrat und ist ganz enttäuscht. Viel Papier, das ausgedruckt werden will.