Betriebsvereinbarung Webkonferenz-Software Adobe Connect Professional
Webcams (kleine Videokameras für Computer) und Mikrofone finden zunehmend Einzug in die Unternehmen. Videokonferenzen sind damit weit weniger aufwändig durchzuführen als früher. Und wer die passende Software hat, der kann Präsentationen in die Videokonferenz einbinden, online-Dokumente direkt mit den Teilnehmern diskutieren oder auch Schulungen durchführen. Ein bekannter Vertreter der sogenannten Webkonferenz-Software ist Adobe Connect (früher Macromedia Breeze). Wir stellen eine Konzernbetriebsvereinbarung zum Softwareversionsstand von Anfang 2007 vor und raten sehr, den Text nicht einfach abzukupfern - die Technik ist noch am entstehen, Standards werden noch gesetzt: Niemand (außer Adobe) weiß, wohin sich das System in Zukunft entwickeln wird und ob kritische Funktionen implementiert werden.
1. Gegenstand und Geltungsbereich
Diese Vereinbarung regelt die Einführung und die Anwendung der Software Acrobat Connect Professional.
Zweck des Softwareeinsatzes ist die Organisation und Durchführung von Web-Konferenzen und Online-Meetings im Unternehmen.
Diese Vereinbarung gilt für alle Mitarbeiter der [Name des Unternehmens] sowie der durch den Konzernbetriebsrat vertretenen Tochtergesellschaften.
2. Dokumentation
Anlage 1 enthält eine schematischen Überblick über die Systemarchitektur sowie die aktuelle Versionsnummer der Software. Dem Konzernbetriebsrat wird auf Wunsch die Dokumentation des Systems ausgehändigt.
Anlage 2 enthält eine Anlistung aller Projekt-/Benutzergruppen, die mit der Software arbeiten, mit einer stichwortartigen Beschreibung des jeweiligen Anwendungszweckes.
3. Anforderungen an den Arbeitsplatz
Die Arbeitsplätze der an den Online-Meetings teilnehmenden Mitarbeiter, werden technisch so ausgestattet, dass eine fehler- und verzögerungsfreie Übertragung gewährleistet ist.
Die Situation an den Arbeitsplätzen muss eine konzentrierte Teilnahme an den Meetings ermöglichen. Die Arbeitsplätze sind vor Störungen weitgehend geschützt.
Falls die Voraussetzungen an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht erfüllt werden können, sind den betroffenen Mitarbeitern für die Dauer der Online-Meetings entsprechend eingerichtete, besondere Arbeitsplätze anzubieten.
4. Kamera-, Mikrofon- und Fernzugriffsfunktionen
Der Veranstalter des Online-Meeting kann den Teilnehmern die Nutzung von Kamera-, Mikrofon- und Fernzugriffsfunktionen ermöglichen.
Kamera-, Mikrofon- und Fernzugriffsfunktionen können in diesem Fall nur von den jeweiligen Teilnehmern selbst aktiviert und deaktiviert werden. Das Aktivieren der Funktionen durch Dritte ist nicht möglich; der Veranstalter kann lediglich Rechte entziehen und somit die Übertragung von Kamera- oder Audiodaten unterbinden.
Beim Anmelden an das System sowie bei Unterbrechungen und beim Beenden des Programms werden Kamera-, Monitor- und Fernzugriffsfunktionen des Teilnehmers automatisch ausgeschaltet.
Bei aktivierter Kamerafunktion ist die Kamera so auszurichten, dass andere Personen nicht dauerhaft vom Sichtfeld der Kamera erfasst werden. Der Teilnehmer ist verpflichtet, im Raum anwesende Personen über die aktivierte Kamerafunktion zu informieren. Falls Freisprechfunktionen genutzt werden, ist der Teilnehmer ebenfalls zur Information der im Raum anwesenden Mitarbeiter verpflichtet.
Für den Fall, dass ein Teilnehmer ein Dokument fälschlicherweise freigegeben hat, ist der Veranstalter verpflichtet, dieses Dokument auf Verlangen des Teilnehmers unmittelbar zu löschen.
5. Mitschnitt von Online-Meetings
Das Aufzeichnen von Online-Meetings ist nur durch den Veranstalter möglich. Dieser kann von der Funktion Gebrauch machen, um z.B. Teilnehmern, die zeitlich verhindert sind, nachträglich die Möglichkeit zu bieten, sich über die Meetinginhalte zu informieren.
Die Teilnehmer sind zu Beginn des Online-Meetings darüber zu informieren, dass das Meeting aufgezeichnet wird. Werden nur Teile des Meetings aufgezeichnet, so sind sie jeweils vor dem Auslösen des Mitschneidens zu informieren. Während der Aufzeichnung wird den Teilnehmern ein entsprechendes Symbol auf dem Bildschirm eingeblendet.
Die Mitschnitte werden nur für die Teilnehmer selbst sowie für ausgewählte Personen, die ein fachliches Interesse haben, bereit gestellt. Sie sind zu löschen, sobald die Speicherung fachlich nicht mehr erforderlich ist.
6. Login-Seite
Auf der Login-Seite erhalten die Teilnehmer einen Hinweis, dass das Meeting – nach ausdrücklicher Ankündigung durch den Veranstalter - aufgezeichnet werden kann. Sie werden außerdem über ihre Informationspflichten gem. Ziffer 4 dieser Vereinbarung hingewiesen.
7. Reports
Nur dem Veranstalter des Online-Meeting stehen nach deren Ende Reports zur Verfügung. Soweit Reports einen Personenbezug beinhalten, ist dieser auf die Angabe von Name, Kontaktinformation und Login-Zeiten begrenzt.
8. Schnittstellen
Soweit in Verbindung mit Acrobat Connect weitere Systeme eingesetzt werden, sind diese in Anlage 3 zu vereinbaren. Die jeweiligen Betriebsvereinbarungen sind zu beachten.
9. Qualifikation
Der Konzernbetriebsrat erhält eine Übersicht über die Qualifizierungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der geplanten Systemeinführung und eine Beschreibung ihres Inhaltes, des betroffenen Personenkreises und der zeitlichen Abwicklung. Die Schulung wird von externen fachlich und pädagogisch qualifizierten Personen durchgeführt.
Während der Einarbeitungsphase stehen den Beschäftigten qualifizierte Ansprechpartner zur Verfügung, an die sie sich mit Fragen und Problemen wenden können. Die Ansprechpersonen sind im erforderlichen Ausmaß von ihren sonstigen Aufgaben freizustellen.
10. Rechte des Konzernbetriebsrats
Die Beteiligungsrechte des Konzernbetriebsrats sind in der Rahmenbetriebsvereinbarung vom [Datum] geregelt.
11. Schlussbestimmungen
Da beide Seiten bisher über keinerlei Erfahrung mit dem Einsatz von Webkonferenz-Software verfügen, wird diese Vereinbarung für eine befristete Probezeit abgeschlossen. Sie endet am ... [ sechs Monate nach Inkrafttreten].
Rechtzeitig vor Ablauf der Vereinbarung führen beide Seiten einen gemeinsamen Erfahrungsaustausch durch. Dabei wird überprüft, ob die vereinbarten Regelungen geändert oder ergänzt werden müssen. Beraten wird unter anderem, ob die technische Ausstattung der Arbeitsplätze und die Leistungsfähigkeit der Serversysteme angemessen ist, inwiefern eine benutzerfreundliche Bedienbarkeit des Programms gewährleistet ist, ob weitere Qualifikationsmaßnahmen der Benutzer erforderlich sind und für welche weiteren Einsatzgebiete sich Online-Meetings eignen.
Diese Vereinbarung entfaltet keine Nachwirkung. Wurde bis zum Auslaufen dieser Vereinbarung keine neue Regelung gefunden, so entscheidet eine nach §76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.