Unterstützung des Feedback-Prozesses für das Strategische Management

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Situation

Traditionell befassen sich Management-Strategiereviews zu maximal 10 Prozent mit wirklich strategischen Fragen (siehe Abbildung oben); der Löwenanteil (50%) entfällt auf die Bewertung der Leistungen, mit Erklärungen und Prüfung der vorgelegten Zahlen usw.

Die auf den meetings verteilten handouts oder Powerpoint-Charts lassen sich ersetzen durch Material, das den Teilnehmern vorab bereits online zur Verfügung steht. Auch die Diskussion der Implikationen läßt sich vorziehen, beispielsweise durch Einsatz einer Groupware-Software wie z.B. Lotus Notes oder durch Einrichtung eines Online-Forums für die strategischen Themen auf der Basis von Intranet-Techniken. So können die Management-Teammitglieder ständig an Themen arbeiten, die allgemeinem Interesse und gemeinsamer Verantwortung unterliegen. Der zeitliche Hauptanteil der Meeting kann sich nun konzentrieren auf die Erörterung der strategischen Themen (siehe Abbildung unten; Quelle: Kaplan, Robert S. und David P. Norton: Balanced Scorecard, Stuttgart 1997, S. 259).

Softwareunterstützung

Die Softwareunterstützung für den Prozess des Strategischen Managements gliedert sich in drei miteinander verbundene Teile, die auf im Unternehmen oder Konzern bereits vorhandenen Softwaresystemen aufsetzen:

Kennzahlen-Monitoring

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Statt als schriftliche Reports werden die Managementinformationen online zur Verfügung gestellt, nicht als elektronische Dokumente, die mit Mailing-Systemen an den betroffenen Teilnehmerkreis verteilt werden, sondern in Form eines Online-Monitoring. Die Software sammelt von den Legacy-Systemen (SAP oder andere) sowie wichtigen operativen Anwendungen die in den Kennziffern des Management-Measurements abgebildeten Informationen und stellt sie in der verabredeten Form immer in aktuellem Zustand dar, vergleichbar einem online abgegriffenen Aktienkurs-Ticker. Die Manager haben die Möglichkeit, Momentaufnahmen der Kennziffern in einem individuellen Speicherraum festzuhalten.

Reporting-System

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Neben dem Zugriff auf traditionelle Dokumente (Protokolle, feste Berichte) wird mit Unterstützung der vom Internet bekannten Push-Techniken ein Reporting-System aufgebaut. Dieses ist keine elektronische Papierverteilung, sondern ein interaktives System. Jeder Manager kann sich selber die gewünschten Informationen auswählen und dem System aufgeben, ihm bei bestimmten Anlässen, dem Eintreten bestimmter Ereignisse oder dem Erfülltsein (bzw. Nicht-mehr-Erfülltsein) vorher formulierter Bedingungen (z.B. wenn die Kundenreklamationsquote 1.3 Prozent überschreitet, wenn der mit Neukunden getätigte Umsatz unter 5 Prozent fällt) automatisch eine Information zuzusenden.

Online-Foren

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Ausgehend von den strategischen Zielen des Unternehmens werden zu ausgewählten Fragestellungen der Umsetzung dieser Ziele Online-Foren eingerichtet. Die über entsprechende Zugriffsrechte verfügenden Manager können ihre Beobachtungen kundtun, Fragestellungen formulieren, Vorschläge für das nächste Review-Meeting unterbreiten usw. Die Foren sind in Zonen für kurz- und längerfristige Beobachtungen unterteilt. Auch zu den im Management-Measuring-System verwendeten Kennziffern selber kann laufend Stellung genommen werden.

Damit können die Reviews sich auf die wichtigen Managementfragen konzentrieren, nämlich die Debatte der Unternehmensstrategie. Alle Teilnehmer der Meetings sind bestens vorbereitet, haben weit mehr Chancen, sich Gehör zu verschaffen und hatten Gelegenheit, viele Fragen bereits vorzuklären.

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