Berichtsdatenbanksystem

zur Unterstützung der Personalwirtschaft

Ausgangssituation

Eingesetzt ist ein klassisches Personalabrechnungssystem (z.B. PAISY, IPAS oder SAP HR) auf einem Zentralrechner.

Das neue System soll durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalbereich genutzt werden (maximal 10 Benutzer). Dabei soll eine Option offengehalten werden, eine Nutzung von Teilen des Systems als Online-Dienstleistung im unternehmensinternen Computernetz auch anderen Organisationseinheiten anzubieten, z.B. den Linienvorgesetzten.

 

Datenbankmodell

Drei typische Auswertungs-Anforderungen lassen sich feststellen:

Auswertungen können sich sowohl auf einen Stichtag als auch auf einen Zeitabschnitt beziehen. Die Daten lassen sich unter diesem Gesichtspunkt in drei Gruppen einteilen:

Die Datenbanktabellen sollten folgende Datenfelder enthalten:

Feste Stammdaten Variable Stammdaten
DB-Tabelle Fixstamm DB-Tabelle Varstamm
Personalnummer (Schlüsselfeld) Personalnummer (Schlüsselfeld)
Anrede Jahr und Monat (Schlüsselfeld)
Titel Werk
Vorname Abteilung
Name Kostenstelle
Länderkennzeichen Abrechnungskreis
Postleitzahl Abstimmkreis
Wohnort Entlohnungsform
Straße und Hausnummer Einkommensgruppe
Geschlecht Sonderfunktion
Familienstand Tarifgruppe
Geburtsdatum Teilzeit/Arbeitszeit-Prozentsatz
Eintrittsdatum anrechenbar Freischichtanspruch
Eintrittsdatum tatsächlich
Eintrittsgrund
Austrittsdatum
Austrittsgrund
Geburtsland
Staatsangehörigkeit
Anrechnungsgrund
Ausweisnummer
Schwerbehinderung
Art
Urlaubsanspruch
Dienstort
Kinderzahl
Steuerklasse
Stundensatz
Religionszugehörigkeit
Schwerbehinderungsurlaubsanspruch
Altersfreizeitsanspruch
Datum Anspruch auf vermögenswirksame Leistungen
Kündigungsschutzgrund
Krankenkasse
Tätigkeit (nach Schlüssel Statist. Bundesamt)
 
zusätzlich die aktuellen Werte:
 
Abteilung
Kostenstelle
Abrechnungskreis
Abstimmkreis
Entlohnungsform
Einkommensgruppe
Sonderfunktion
Tarifgruppe
Teilzeitsatz
Freischichtanspruch

In der ersten Tabelle gibt es pro Personalnummer einen Datensatz, d.h. die Personalnummer ist das eindeutige Schlüsselfeld. Die Tabelle wird hauptsächlich für aktuelle ad-hoc-Abfragen benutzt.

In der zweiten Tabelle bilden Personalnummer-Jahr-Monat den eindeutigen Schlüssel, d.h. die Tabelle enthält pro Person und Monat je einen Datensatz. Diese Tabelle wird hauptsächlich für zeitraumbezogene Auswertungen benutzt. Sie berücksichtigt etwaige zwischenzeitliche Änderungen der in ihr enthaltenen Stammdaten (allerdings nicht, wenn es während eines laufenden Monats Änderungen gibt - die Änderungen beziehen sich immer auf den Abrechnungstag als Stichtag).

Nach den bisherigen Überlegungen werden die Stammdaten also in zwei Gruppen unterschieden: Daten, bei denen ein Auswertungsinteresse an eventuellen monatlichen Veränderungen besteht, und Daten, bei denen dies nicht der Fall ist. Als Alternative zu diesem Verfahren käme auch eine Speicherung in Betracht, in der für jeden Stammdatensatz ein Gültigkeitsdatum gespeichert wird, etwa folgendermaßen:

Alternative Stammdatenspeicherung:
DB-Tabelle Personalstamm
Personalnummer
Gütig_Ab (Monat-Jahr)
Gültig_Bis (Monat-Jahr)
Titel
Anrede
Vorname
Name ....
......... usw wie FixStamm / VarStamm

Die Datenbanktabelle würde alle Daten enthalten, die in FixStamm und VarStamm vorkommen, jedoch die Angaben Gültig-Von und Gültig-Bis anstelle von Monat-Jahr in VarStamm. Gültig-Bis würde zunächst auf 12-9999 gesetzt. Erst im Falle einer Stammdatenänderung würde im alten Datensatz als Gültig-Bis-Datum der aktuelle Vormonat gesetzt und ein neuer Stammdatensatz angelegt, mit dem aktuellen Monat im Gültig-AB-Datenfeld und 12-9999 für Gültig-Bis. Diese Methode hat den Vorteil, daß neue Stammdaten nur bei tatsächlichen Veränderungen zu speichern sind. Sie hat aber den Nachteil, daß bei Verknüpfungen mit anderen Datenbanktabellen zuerst immer der gültige Datensatz herausgefunden werden muß. Dies kann Zugriffszeiten verlängern. Empfehlenswert wäre eine Entscheidung auf der Grundlage eines durchgeführten Testes mit Datenbanktabellen von charakteristischer Größe.

Aus jeder monatlichen Abrechnung werden als Bewegungsdaten pro Person und Monat die Bezugsarten für die Dauer des laufenden Jahres und Vorjahres gespeichert:

Bewegungsdaten:
DB-Tabelle Monatsbezug
Personalnummer (Schlüsselfeld)
Jahr-Monat Wirksamkeit
Jahr-Monat Gültigkeit
Werk-Kostenstelle-Abstimmkreis-Entlohnungsform
Bezugsartenschlüssel
Stunden
Bezugsart
Betrag
Bezugsart

Eindeutiger Schlüssel ist in dieser Tabelle Personalnummer - Jahr - Monat-Wirksamkeit oder Personalnummer - Jahr - Monat-Gültigkeit, je nach Betrachtung. Die Unterscheidung zwischen Wirksam und Gültig ist wegen der durch Rückrechnungen ausgelösten Korrekturen erforderlich. Die Monatsbezeichnungen Wirksam und Gültig sind normalerweise identisch, können jedoch bei Rückrechnungen auseinanderfallen. Unter Gültig erhält man Auswertungen mit den "richtigen", d.h. durch die Rückrechnungen berichtigten Bezugsarten, unter Wirksam Auswertungen mit den tatsächlich erfolgten monatlichen Zahlungen, übereinstimmend mit Auswertungen aus der Finanz- oder Betriebsbuchhaltung. Die Informationen Werk-Kostenstelle-Abstimmkreis-Entlohnungsform werden bei jeder verbuchten Bezugsart mitgeführt, weil auch während eines laufenden Monats sich die Kostenstelle und die Entlohnungsform ändern können. Für spätere Auswertungen ist diese Berücksichtigung wichtig, denn bei einer Verknüpfung mit der Datenbanktabelle VarStamm hätte man nur die Information zu einem monatlichen Stichtag, und zwischenmonatliche Änderungen würden nicht berücksichtigt werden können.

Die Datenbanktabelle Monatsbezug enthält pro Person und Monat und Bezugsart einen Datensatz und soll die Daten für das laufende und abgeschlossene Jahr speichern.

Eine zweite Datenbank-Tabelle mit Bewegungsdaten enthält die Monatsergebnisse:

Bewegungsdaten:
DB-Tabelle Monatsergebnis
Personalnummer (Schlüsselfeld)
Jahr-Monat Wirksamkeit
Jahr-Monat Gültigkeit
Werk-Kostenstelle-Abstimmkreis-Entlohnungsform
Bruttoentgelt
Nettoentgelt
BG-pflichtiges Bruttoentgelt
KV-pflichtiges Bruttoentgelt
AV/RV-pflichtiges Bruttoentgelt
Pflegeversicherungspflichtiges Brutto
VWP-pflichtiges Brutto

Datenquelle für alle bisher beschriebenen Datenbanktabellen der neuen Berichtsdatenbank ist das derzeitige Abrechnungssystem.

Für bessere Übersichten empfehlen sich Auswertungen mit stark zusammengefaßten Bezugsarten, zum Beispiel

Schlüsseldaten:
DB-Tabelle Zusammenfassung der Bezugsarten
UEB1 Mehrarbeit
VR01 Regelarbeit ohne Provision
Jahr-Monat Gültigkeit
Werk-Kostenstelle-Abstimmkreis-Entlohnungsform
Bruttoentgelt
Nettoentgelt
BG-pflichtiges Bruttoentgelt
KV-pflichtiges Bruttoentgelt
AV/RV-pflichtiges Bruttoentgelt
Pflegeversicherungspflichtiges Brutto
VWP-pflichtiges Brutto

VR02 Bezahlte Pausen VR03 Bezahlte Ausfallzeit VR04 Handwerkerpauschale VR05 NTZ-Pauschale VR06 Vertreterpauschale VR07 Kontoführungsgebühr VR08 Jahresleistung VR09 Urlaubsschnitt VR10 Krankschnitt VR11 Freischicht-Schnitt VR12 Sonstige bezahlte Fehlzeiten VR13 PD-Prämie VR14 Antrittsgebühr VR15 Nachtzuschlag VR16 Feiertagszuschlag VR17 Samstagszuschlag VR18 Sonntagszuschlag VR19 Ungünstiger Arbeitsbeginn VWL Vermögenswirksame Leistungen

Wegen der zu erwartenden höheren Häufigkeit von Auswertungen mit solchen zusammengefaßten Bezugsarten empfiehlt es sich, hierfür eine zweite Datenbanktabelle auch physikalisch zu speichern:

DB-Tabelle Monatsbezugsgruppen

Personalnummer (Schlüsselfeld) Jahr-Monat Wirksamkeit Jahr-Monat Gültigkeit

Werk-Kostenstelle-Abstimmkreis-Entlohnungsform Bezugsartenschlüssel zusammengefaßt (nach obiger Tabelle) Stunden zusammengefaßte Bezugsarten Betrag zusammengefaßte Bezugsarten

Sollen auch Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem ausgewertet werden, so verkompliziert sich die Lage. Bezüglich der geltenden Arbeitszeitregelungen sind oft eine Vielzahl von Bedingungen zu beachten wie z.B.:

Einhaltung der Arbeitszeitregelungen

Die Fragen machen deutlich, daß ihre Beantwortung nicht durch an einfache Bedingungen gekoppelte Feldauswahl aus Datenbanktabellen spontan möglich ist, sondern teilweise sehr komplexe Programme erfordert. Außerdem leistet ein Reporting ja nur die nachträgliche Überprüfung der Frage, ob die Arbeitszeitregelungen eingehalten wurden. Sinnvoller dagegen wäre es, rechtzeitig entsprechende Hinweise zu erhalten, damit Verstöße gegen die Arbeitszeitregelungen besser vermieden werden können. Dies aber würde voraussetzen, daß die Informationen dort in den Betrieben zur Verfügung stünden, wo die Entscheidungen getroffen werden, nämlich vor Ort, wo Arbeitnehmer und ihre Vorgesetzte die künftige Arbeitszeit planen.

Um dennoch einen Einstieg in die Thematik zu erreichen, kann der folgende Vorschlag realisiert werden, der zumindest bei einem Teil der denkbaren Fragestellungen für ad-hoc-Abfragen eine Lösung bieten kann:

DB-Tabelle Kontenstand

Personalnummer (Schlüsselfeld) aktuelles Datum (oder Stichtagsdatum Monatsende bzw. Monatsanfang) Stand Zeitkonto Stand Freizeitkonto Stand Urlaubskonto Stand Resturlaubskonto (Vorjahr) Stand Freischichtkonto Anzahl der im Monat gearbeiteten Tage

Datenquelle für solche Auswertungen ist das Zeitwirtschaftssystem. Nur wenn diese Tabelle nicht nur für das aktuelle Tagesdatum für alle an der Zeitwirtschaft teilnehmenden Beschäftigten geführt wird, sondern wenn zusätzlich für jeden Monat des laufenden und abgeschlossenen Jahres die Kontostände zu einem Stichtag (Monatsende oder Abrechnungstag) festgehalten werden, ist die Entwicklung der verschiedenen Zeitkonten über einen längeren Zeitraum beobachtbar. Allerdings ist die Berücksichtigung von durch Rückrechnungen ausgelösten Korrekturen etwas aufwendig, da eventuell zurückliegende Kontenstände korrigiert werden müssen.

Die Architektur des Systems läßt sich nun wie folgt darstellen:Abbildung 1

Architektur des Berichtdatenbanksystems

Das Übernahmeprogramm der Daten für die neu zu schaffende Berichtsdatenbank aus dem Abrechnungs-System hat folgende Leistungen zu erbingen:

Alternative A bedeutet das Verfahren mit dem gesplitteten Personalstamm (Daten mit und ohne Interesse an zwischenzeitlichen Veränderungen), Alternative B das Anlegen eines Personalstamms mit zeitlichen Gültigkeitsangaben. Das Übernahmeprogramm kann bereits für das jetzt im Einsatz befindliche System erstellt werden. Beim Wechsel zum neuen System muß es möglicherweise angepaßt werden. Die Berichtsdatenbank bleibt durch die hier gewählte Konstruktion unabhängig vom Abrechnungssystem. Die in der Datenbank gespeicherten Daten können von jedwedem Abrechnungssystem geliefert werden. Lediglich das Übernahmeprogramm muß beim Wechsel des Abrechnungssystems angepaßt oder ausgetauscht werden.

Benutzersichten

Das Berichtssystem soll so arbeiten, daß kein Endbenutzer Zugriff auf die physischen Datenbanktabellen erhält, sondern nur über sog. Benutzersichten auf die Daten zugreifen kann. Bei der Konstruktion dieser Benutzersichten müssen die mit den Betriebsräten getroffenen Regelungen befolgt werden. Diese Regelungen könnten z.B. lauten:

Dabei wäre natürlich zu definieren, welche Bezugsarten als überwachungsgeeignet gelten, z.B. solche, die Fehlzeiten wie Krankheit, Kur, Wegeunfall und unentschuldigtes Fehlen beschreiben.

Zur Verfügung gestellte Benutzersichten könnten dann sein:

Diese Benutzersichten werden untereinander nicht mehr verknüpft und können dann für Abfragen und Auswertungen zur Verfügung gestellt werden.