Betriebsvereinbarung Performance Management

Bei dieser Firma handelt es sich um einen international tätigen Konzern, deren Zentrale im Ausland sitzt. Die Betriebsräte hatten es schwer, gegen die Vorgaben der Konzernmutter anzugehen. Wir dokumentieren einen unserer Meinung nach vertretbaren Kompromiss.

Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Vereinbarung regelt die Einführung und Anwendung eines Verfahrens zum Performance Management bei der [Name des Unternehmens].

Zielsetzung

Das Verfahren Performance Management wird mit dem Ziel der individuellen und bedarfsbezogenen Förderung der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Berücksichtigung der strategischen Unternehmens- und Bereichsziele als systematisiertes Führungsinstrument eingeführt.
Führen mit Zielen soll Selbständigkeit und Eigeninitiative der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördern. Durch den Vergleich der individuellen Kompetenzen mit den bestehenden bzw. sich verändernden Anforderungen der Tätigkeit soll der Entwicklungsbedarf aufgezeigt werden. Aus diesem Bedarf sollen dann konkrete Entwicklungsmaßnahmen abgeleitet und vereinbart werden.

Überblick über das Verfahren

Das Performance Management-Verfahren umfasst

Das Verfahren wird stufenweise gemäß dem Zeitplan in Anlage 1 durchgeführt und ist an das Geschäftsjahr gekoppelt. Zur Unterstützung des Verfahrens wird das SAP-System Human Capital Management (HCM) eingesetzt.

Mitarbeiterbeurteilung

Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird ein Beurteilungsverfahren eingeführt.
Im Zentrum der Mitarbeiterbeurteilung stehen die Hauptaufgaben. Sie leiten sich aus den Positionsbeschreibungen (Stellenbeschreibungen) unter Berücksichtigung der für den jeweiligen Bereich konkretisierten Unternehmensziele ab. Diese werden in geeigneter Form betriebsintern veröffentlicht.
Das Beurteilungsgespräch erfolgt in zwei Phasen:

Im ersten Teil erfolgt eine Konkretisierung der Positionsbeschreibung und ggf. eine Anpassung an zwischenzeitliche Veränderungen. Das Ergebnis wird im OrgManagement des SAP-Systems HCM dokumentiert.

Der zweite und zentrale Teil des Gesprächs dient der Berücksichtigung der individuellen Fähigkeiten und Interessen der betroffenen Mitarbeitenden sowie der persönlichen Entwicklung vor dem Hintergrund der Positionsbeschreibung. Dazu wird ein als Muster in Anlage 2 vereinbartes Rückmelde-Formular verwendet, in dem die vereinbarten und vom Unternehmen durchzuführenden Personalentwicklungsmaßnahmen eingetragen und an die Personalabteilung weitergeleitet werden.

Wichtige Eckpunkte des Gesprächs werden in einem Protokoll festgehalten, von dem die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter und die Führungskraft je ein Exemplar erhalten. Das Protokoll wird für die Dauer von fünf Jahren in der Personalakte aufgehoben.

Die Durchführung der Maßnahmen sowie die Einhaltung der Termine werden durch ein spezielles Reporting überwacht; der Betriebsrat erhält die Reports ebenfalls. Muster der Reports sind in Anlage 3 vereinbart.

Die Einhaltung der vereinbarten Maßnahmen ist ein Pflichtpunkt in den Zielvereinbarungen der Führungskräfte.

Zielmanagement

Über den Rahmen von Mitarbeiterbeurteilungen hinaus können spezielle Ziele in einem Zielmanagement vereinbart werden.

Ein solches Zielmanagement wird durchgeführt für

Zielvereinbarungen sollen es den Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Arbeit unter Berücksichtigung der Unternehmensziele selbstständiger zu gestalten und durchzuführen.

Zielarten

Es wird unterschieden zwischen gesetzten und vereinbarten Zielen.

Anmerkung: Hier ist ein Bruch in der Systematik. "Gesetzte" Ziele sollten nicht unter dem Thema Zielvereinbarung behandelt werden, sondern sind eher eine Element der Erfolgsbeteiligung.

Gesetzte Ziele sind an relevanten Finanzkennzahlen orientierte Ziele. Diese Ziele werden bereichsbezogen vom Unternehmen festgelegt und dem Betriebsrat zum Beginn jeder Periode mitgeteilt und in geeigneter Form betriebsintern veröffentlicht.

Bei den vereinbarten Zielen wird unterschieden zwischen

Nicht zulässig sind Ziele, die individuelle Verhaltensweisen beschreiben (z.B. Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit).

Bei Teams, die gemeinschaftlich für ihr Arbeitsergebnis verantwortlich sind, können neben auf einzelne Personen bezogene Ziele auch Gruppenziele vereinbart werden.

Spielregeln für die zu vereinbarenden Ziele

Ziele beschreiben Zielsetzungen, nicht die Wege und Mittel, die zur Zielerreichung benutzt werden. Sie werden vereinbart, nicht von den Führungskräften gesetzt.

Es dürfen nur Ziele vereinbart werden, die

Die Zahl der zu vereinbarenden Ziele soll überschaubar bleiben und die Zahl fünf nicht überschreiten. Ziele werden nicht unterteilt.

Beide Seiten stimmen in der Auffassung überein, dass die vereinbarten Ziele nicht andere betriebliche oder tarifvertraglichen Regelungen verletzen dürfen.

Zielerreichung

Gleichzeitig mit den Zielen werden auch die Kriterien vereinbart, die zur Beurteilung der Zielerreichung verwendet werden. Vom Unternehmen bzw. der Führungskraft zu erbringende Unterstützungsleistungen, die zur Erreichung der Ziele erforderlich oder förderlich sind, werden ebenfalls  festgehalten.
Die Erfolgsbeurteilung erfolgt im gegenseitigen Einvernehmen unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen.

Für die Bewertung der Zielerreichung wird die in Anlage 4 vereinbarte Skala benutzt.

Die mit den Mitarbeitenden vereinbarten Ziele werden nicht im System gespeichert.

Dieser Punkt war sehr wichtig, weil ansonsten nicht verlässlich ausgeschlossen werden konnte, dass Personen der im Ausland befindlichen Konzernzentrale Einblick in die Details der vereinbarten Ziele hätten nehmen können.

Zeitlicher Ablauf

Für alle Mitarbeitenden, mit denen eine Zielvereinbarung abgeschlossen werden soll, findet ein Planungsgespräch statt, das gemäß den vorgenannten Regelungen der Festlegung von Zielen dient. Dabei wird das in Anlage 5 vereinbarte Formular verwendet.

Zur Mitte des Jahres findet ein Zwischengespräch statt (Review), damit beide Seiten sich Rückkopplung über den bisherigen Verlauf geben und gegebenenfalls Korrekturen an den vereinbarten Zielen oder Maßnahmen bzw. Messkriterien durchführen können.

Zum Ende des Geschäftsjahres findet ein Rückmeldegespräch statt,  in dem Mitarbeitende und Führungskräfte die Zielerreichung besprechen.

Ziele, Kriterien für die Erfolgsbeurteilungen und eventuelle Unterstützungsleistungen werden in dem im System ausdruckbaren Formular festgehalten. Das Original bleibt bei der Führungskraft, die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter erhält eine Kopie. Nur auf Wunsch der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters wird das Formular der Personalakte beigefügt.

Das Zielerreichungsgespräch für die abgeschlossene Periode und das Planungsgespräch für die nächste Periode können zusammengezogen werden.

Die Gespräche im Rahmen des Zielmanagements und der Mitarbeiterbeurteilung sind zu trennen.

Hilfsmittel

Ferner stellt das System in einer elektronischen Bibliothek beispielhafte Ziele einschließlich der Messkriterien zur Beurteilung der Zielerreichung zur Verfügung. Texte aus dieser Bibliothek können in das ausdruckbare Formular übernommen und online überarbeitet bzw. ergänzt werden.

Kompetenzmanagement

Um rechtzeitig Qualifikationsdefizite erkennen und entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen einleiten zu können, wird ein Kompetenzmanagement für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeführt.

Kompetenzen im Sinne dieser Vereinbarung sind nur fachliche und fachlich- methodische Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Andere Kompetenzen (wie z.B. Teamfähigkeit, Kommunikations- oder Konfliktfähigkeit) werden nicht im System dokumentiert. Die Zusammenfassung aller auf eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter bezogenen Kompetenzen ergibt ihr bzw. sein Qualifikationsprofil.

Den im System abgebildete Stellenbeschreibungen werden die derzeitigen Qualifikationsanforderungen zugeordnet. Diese werden im System als Anforderungsprofile abgebildet.

Die Anzahl der im System dargestellten Qualifikationsanforderungen muss überschaubar bleiben. Sie werden derart selbsterklärend beschrieben, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Profile ohne fremde Hilfe erstellen können.

Die Stellen- und Funktionsbeschreibungen und die Liste der Qualifikationsanforderungen werden jährlich überprüft und auf dem aktuellen Stand gehalten.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheiden in alleiniger Verantwortung über die Einträge ihrer Kompetenzen im System; die Teilnahme ist freiwillig. Über die Anforderungen der Stelle hinaus können sie dabei auch weitere Qualifikationen angeben. Es wird eine dreistufige Skala (kennen – können – beherrschen) verwendet.

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird neben dem Profil ihrer tatsächlichen Qualifikationen angeboten, auch ein Wunschprofil ihrer Qualifikationen anzulegen. Nur die betroffenen Personen haben Zugriff auf die Daten des Wunschprofils. Sie erhalten Zugriff auf Suchfunktionen, mit deren Hilfe sich feststellen lässt, auf welche Stellenanforderungen wahlweise ihr tatsächliches Qualifikationsprofil oder ihr Wunschprofil passen.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, ihr tatsächliches Qualifikationsprofil und ihr Wunschprofil in die Mitarbeitergespräche einzubringen. Auf dieser Grundlage wird ein individueller Entwicklungsplan erstellt.

Anmerkung: Dieser Teil der Vereinbarung wurde nicht realisiert, mit der Begründung, im elektronischen System nicht abbildbar zu sein.

Den Mitarbeitenden der Abteilung Personalentwicklung werden im System Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt, die ihnen in anonymer Form einen Überblick über Qualifikationsanforderungen, tatsächlich vorhandene Qualifikationen und die Differenzen zwischen Ist- und Sollzustand anzeigen, um daraus Qualifizierungsangebote zu entwickeln. Es wird darauf geachtet, dass die auswertbaren Einheiten immer mindestens acht Personen umfassen.  Der Betriebsrat hat das Recht, ebenfalls diese Auswertungen zu erhalten.

Durchführung der Mitarbeitergespräche

Die Führungskraft vereinbart ca. ein bis zwei Wochen vor dem Beurteilungs- bzw. Zielvereinbarungsgespräch Termin, Zeit und Ort mit der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter. Grundsätzlich handelt es sich bei dem Gespräch um ein Vier-Augen-Gespräch; nur in Ausnahmefällen und mit Zustimmung oder auf Verlangen der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters kann auch ein Dreiergespräch (z.B. unter Hinzuziehung der Projektleiterin bzw. des Projektleiters) durchgeführt werden.
Die Führungskraft ist dafür verantwortlich, dass die Gespräche in einer störungsfreien Atmosphäre – ohne Computereinsatz und Handy – durchgeführt werden; die Führungskraft veranschlagt dafür einen Zeitrahmen von durchschnittlich zwei Stunden.

Bei einem Wechsel der Führungskraft sowie bei Versetzungen soll ein abschließendes Gespräch stattfinden. Nach angemessener Zeit wird ein Gespräch mit der neuen Führungskraft stattfinden. Leistungseinschränkungen, die auf einer Schwerbehinderung beruhen sowie Ausfallzeiten werden bei Beurteilungen angemessen zu Gunsten der betroffenen Person berücksichtigt.

Konfliktlösung

Unstimmigkeiten sind von den Beteiligten in sachlicher Weise anzusprechen und mit dem Willen zur Einigung einer Lösung zuzuführen. Kann in bestimmten Punkten dennoch keine Übereinstimmung erzielt werden, wird wie folgt verfahren:

Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter oder die Führungskraft machen von ihrem Recht auf Unterbrechung des Gesprächs Gebrauch, um Sachverhalte zu klären oder Lösungs- und Kompromissmöglichkeiten zu sondieren.

Die konträren Auffassungen werden im Bogen festgehalten und nebeneinander stehen gelassen, wenn die Beteiligten gemeinsam der Auffassung sind, dass eine völlige Klärung nicht erforderlich ist.

Wenn Klärung erforderlich ist, verständigen sich Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter und Führungskraft auf ein erneutes Gespräch unter Beteiligung einer dritten, neutralen Person, auf die sie sich geeinigt haben.

Hält einer der Beteiligten eine Einigung für unverzichtbar, hat innerhalb von zwei Wochen ein weiteres Gespräch unter Einbeziehung des Betriebsrats sowie der nächst höheren Führungskraft stattzufinden.
Wird auch hierbei keine einvernehmliche Lösung gefunden, so kann der Betriebsrat in Abstimmung mit der betroffenen Person die Einigungsstelle anrufen, die dann eine verbindliche Entscheidung trifft.
Den beteiligten Personen dürfen aus der Tatsache der Einschaltung der Konfliktlösung keine Nachteile erwachsen.

Verbindung mit der Entgeltfindung

Die im Rahmen des Zielmanagements verwendeten Finanzziele sind nicht individuell beeinflussbar. Sie steuern einen Teil des „on top“ gewährten variablen Entgelts.

Insoweit Beurteilungen oder andere Zielerreichungen mit der Entgeltfindung gekoppelt werden, erfolgt eine finanzielle Leistung ebenfalls „on top“ zum Jahresfixgehalt.

Die Führungskraft hält die entgeltrelevanten Teile des Beurteilungsgesprächs sowie des ggf. geführten Zielerreichungsgesprächs in einem Formular fest (bzw. gibt diese Daten in eine geeignete MSS-Anwendung ein); das dabei verwendete Formular (bzw. das Bildschirmbild) ist durch ein Muster in Anlage 6 vereinbart.

Die Einzelheiten der Ermittlung des variablen Entgeltteils sind in einer gesonderten Vereinbarung zu regeln.

Qualifizierungsmaßnahmen

Für die Führungskräfte werden vom Unternehmen Schulungen veranstaltet, die in die zugrunde liegende Philosophie und in die Systematik des neuen Systems und die Form der Gespräche einführen. Die Teilnahme ist verpflichtend und wird im SAP-System dokumentiert. Der Betriebsrat hat das Recht, diese Dokumentation einzusehen. Erst nach Absolvierung der Qualifizierung darf das oben beschriebene Verfahren von den Führungskräften angewandt werden.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden vor Anwendung des Verfahrens umfassend über die Philosophie, die Zielsetzung und die Inhalte des sie betreffenden Verfahrensbereichs sowie deren Umsetzung informiert. Auf Wunsch können sie an einer entsprechenden Schulung während der Arbeitszeit teilnehmen.

Die Unterlagen zum Verfahren werden allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Form eines Leitfadens zur Gesprächsführung zur Verfügung gestellt. Der Leitfaden wird erst nach Zustimmung des Betriebsrats freigegeben. Ferner hat er  das Recht, an den Schulungsveranstaltungen teilzunehmen. Im Übrigen bleiben die §§ 96-98 BetrVG unberührt.

Verfahrensregelungen

Arbeitgeber und Betriebsrat wachen gemeinsam über die Einhaltung der Regeln des Verfahrens. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich bei Beschwerden an den Betriebsrat wenden. Dieser wird die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung mit der Arbeitgeberseite behandeln.
Der Betriebsrat hat das Recht, die elektronische Bibliothek mit den beispielhaften Zielen sowie die Liste der Kompetenzen einzusehen und zu prüfen. Macht er Einwände gegen die im System gespeicherten Inhalte geltend, so ist darüber ebenfalls mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung zu verhandeln.

Änderungen der Anlagen zu dieser Betriebsvereinbarung bedürfen des Einvernehmens.

Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen beider Seiten bzw. die Zustimmung des Betriebsrats vorsieht, eine Einigung nicht zu Stande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

Schlussbestimmungen

Auf die Einhaltung der Datenschutzregelungen wird geachtet. Insbesondere erfolgt keine Speicherung oder Verarbeitung in Ländern, die über keine dem deutschen Datenschutzrecht vergleichbare gesetzlichen Regelungen verfügen.

Es werden keine unternehmensübergreifenden Zugriffe auf die personenbezogenen Daten des Performance Managements eingerichtet.

Werden Informationen unter Verletzung von Bestimmungen dieser Vereinbarung verwendet, so sind sie zur Begründung personeller Maßnahmen nicht zulässig.

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende gekündigt werden. Im Falle der Kündigung wirken ihre Regelungen nach bis zum Abschluss einer neuen Regelung.

Anlagen

 

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