IT-Rahmenvereinbarung

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Grundsätze für die Einführung, Anwendung und Weiterentwicklung von IT-Systemen bei [Name des Unternehmens]. Sie gilt für alle Mitarbeitenden, soweit sie nicht Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG, sind.

2. Zielsetzung

Ziele dieser Vereinbarungen sind,

geregelt und somit kalkulierbar wird. 


Diese Betriebsvereinbarung legt Grundsätze für den Einsatz von IT-Sysrtemen fest. Soweit diese Grundsätze eingehalten werden, bedarf es daher - abgesehen von der Festlegung bei der Verarbeitung mitarbeiterbezogener Daten gemäß den Regelungen Ziff. 3.5 - keiner weiteren Festlegungen mehr.

3. Grundsätze 


Geschäftsführung und Betriebsrat stimmen darin überein, dass bei dem IT-Einsatz neben der Technik (Hard- und Software) auch die Organisation der Arbeit, die Qualifizierung der Mitarbeitenden und deren Beteiligung am Planungsprozess berücksichtigt werden. Daher werden die folgenden Grundsätze als Orientierungsrahmen und Leitlinien sowohl für die Einführung neuer als auch die Weiterentwicklung bestehender Systeme vereinbart: 


3.1 Architektur der Systeme

Soweit von der Möglichkeit des Cloud Computing Gebrauch gemacht und es sich dabei um die Verarbeitung mitarbeiterbezogener Daten handelt, hat das Konzept der in alleiniger Verantwortung des Unternehmens betriebenen "private cloud" Vorrang vor public cloud-Lösungen.
Bei dem Einsatz von Cloud-Lösungen als "Software as a Service" (SaaS) verpflichtet sich das Unternehmen, vertraglich sicherzustellen, dass die Server-Standorte der Cloud-Anbieter im geographischen Raum der EU-Länder uns unter geltendem EU-Datenschutzrecht verbleiben. Gleiches gilt für die Kontrolle der Zugriffsrechte auf diese Daten. Die Standorte werden dem Betriebsrat auf verlangen mitgeteilt.
Sowohl die Speicherung der Daten als auch die Übertragungswege der Daten erfolgen unter Beachtung des aktuellen technischen Standes verschlüsselt.

3.2 Benutzerfreundliche Software

Die IT-Systeme sollen den Mitarbeitenden Instrumente zur Verfügung stellen, mit deren Hilfe sie ihre Arbeitsaufgaben selbständig und eigenverantwortlich erfüllen können. Die IT-Technik soll Raum für Kreativität lassen und den Zugang zu Informationen erleichtern.

Bei der Auswahl von Produkten und bei der Entwicklung von Programmen ist neben deren Funktionalität (Leistungsumfang) die Benutzerfreundlichkeit zu beachten.

Kriterien für die Benutzerfreundlichkeit von Systemen sind vor allem:

  • Hoher Selbsterklärungsgrad und leichte Erlernbarkeit 

  • Einheitliche, an Standards orientierte Benutzerführung 

  • Förderung des Einsatzes interaktiver Programme 

  • Jederzeitige Rückmeldung über die vom Benutzer ausgelösten Aktionen 

  • Erklärungsfunktionen, die dem Benutzer auf die aktuelle Arbeitssituation bezogene Hilfe 
anbieten
  • Problemloses "Wechseln können" zwischen verschiedenen Programmen. 


3.3 Ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze und der Arbeitsumgebung 


Bei der Auswahl der Geräte wird das Unternehmen auch neuere arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse in angemessener Abwägung von Kosten und zu erwartendem Effekt auf die Arbeitsbedingungen berücksichtigen. 


Für die Ausrüstung der Arbeitsplätze finden die einschlägigen Verordnungen und Richtlinien im Sinne von Mindestnormen Anwendung. 


3.4 Netzwerke 


Das unternehmensweite IT-Netz wird so strukturiert, dass 


  • sowohl die für die Arbeitserfüllung relevanten Informationen an den einzelnen Arbeitsplätzen freizügig zur Verfügung stehen können 

  • als auch besonders schutzwürdige Informationen in lokalen Netzen begrenzt gehalten werden, so dass nur genau vereinbarte Zugriffe von außen möglich sind. 


Intra- und Internetzugang sowie Kommunikationsfunktionen wie z. B. E-Mail stehen an allen IT-unterstützten Arbeitsplätzen zur Verfügung. 


Eine persönliche Nutzung des Internet-Zugangs darf die Arbeitsabläufe nicht beeinträchtigen. Unzulässig sind Nutzungen, die geeignet sind, den Interessen des Unternehmens oder dessen Ansehen in der Öffentlichkeit zu schaden, oder die gegen geltende Rechtsvorschriften oder gegen Richtlinien und Organisationsanweisungen des Unternehmens verstoßen; wie vor allem

  • das Abrufen oder Verbreiten von Inhalten die gegen datenschutzrechtliche, persönlichkeitsrechtliche, urheberrechtliche oder strafrechtliche Bestimmungen verstoßen,
  • das Abrufen oder Verbreiten von beleidigenden, verleumderischen, verfassungsfeindlichen, rassistischen oder pornografischen Äußerungen oder Abbildungen.

Aufzeichnungen der Rechnerbetriebssysteme und der Netzwerksoftware über Benutzeraktivitäten werden ausschließlich zur

Fehleranalyse und –korrektur,

  • Steuerung, Abrechnung und Optimierung der Anlagen
  • sowie zur Gewährleistung der Systemsicherheit

verwendet. Die Zugriffsrechte werden auf den mit der Wahrnehmung dieser Aufgaben betrauten Personenkreis begrenzt. Auf Verlangen werden dem Betriebsrat die berechtigten Personen mitgeteilt.

3.5 Mitarbeiterbezogene Daten

Für die Verarbeitung mitarbeiterbezogener Daten gelten die Grundsätze der Zweckbindung, Transparenz und Verhältnismäßigkeit, d. h.

  • alle Verwendungen mitarbeiterbezogener Daten sind durch konkrete Zweckbestimmungen festgelegt; 

  • die Regeln der Verarbeitung sind einsehbar und nachvollziehbar; 

  • es werden nur die mitarbeiterbezogenen Daten verwendet, die zur Erfüllung der Arbeitsaufgabe unbedingt erforderlich sind. 


Systeme, bei denen die Verarbeitung mitarbeiterbezogener Daten im Vordergrund stehen, bedürfen einer Zusatzregelung, in der insbesondere der Umfang und die Verwendung der mitarbeiterbezogenen Daten zu regeln sind. 


Werden in Anwendungsprogrammen Namen oder Kürzel von Mitarbeitenden gespeichert, so bleibt die Verwendung dieser Information auf die Kenntlichmachung zuständiger oder verantwortlicher Personen im Einzelfall begrenzt. 
Insbesondere werden keine Statistiken oder Listen erzeugt, in denen diese Mitarbeiterkürzel erscheinen.

Betriebsdaten (Daten über Arbeitsabläufe oder Prozesse) dienen in erster Linie dem Ziel, technische oder organisatorische Abläufe zu beschreiben und zu steuern. Sie sollen den betroffenen Personen ei¬nen aktuellen Überblick verschaffen, die Möglichkeit bieten, während der laufen¬den Arbeit in das Geschehen steuernd eingreifen sowie Fehler rechtzeitig erken¬nen und beheben zu können. Sie dienen nicht der Kontrolle von Leistung oder Verhalten der Mitarbeitenden.

Betriebsdaten, die sich noch auf einzelne Personen beziehen lassen, werden für Auswertungen so summiert, dass ein Personenbezug nicht mehr erkennbar ist.

Ist die Speicherung mitarbeiterbezogener Arbeitsablaufdaten vorgeschrieben oder zur Erfüllung gesetzlicher oder behördlicher Auflagen erforderlich, dürfen diese Daten nur vorgangsbezogen im Rahmen der Erfüllung der gesetzlichen Dokumentationsvorschriften ausgegeben werden. 


Bei Systemen mit Lokalisierungsfunktionen werden diese nur als individuell nutzbares Leistungsmerkmal zur Verfügung gestellt. Die Lokalisierungsfunktion dient nur dem persönlichen Gebrauch im Rahmen von Anwendungen, die sich ausschließlich an die Benutzer richten, die die Anwendung aufgerufen haben. Das Abrufen und Anzeigen der Lokalisierungsfunktion durch andere Personen als den Benutzer wird ausgeschlossen.

3.6 Organisation der Arbeit

IT-Systeme sollen so entworfen werden, dass Arbeit in ganzheitlichen, von den Beschäftigten als sinnvoll und zusammengehörend empfundenen Einheiten organisiert wird. 


Ferner ist darauf zu achten, dass in der IT-unterstützten Arbeit soziale Kontakte erhalten bleiben und die Kommunikation nicht nur technisch vermittelt wird. 


3.7 Mobiles Arbeiten

Insbesondere die zunehmende Web-Fähigkeit der IT-Anwendungen und das Cloud Computing führen dazu, dass die Arbeit vom Betrieb als Ort der Arbeit in weiten Teilen entkoppelt wird und neue Formen der Arbeitszeitautonomie ermöglicht werden. Damit wird Arbeit in immer größeren Bereichen weit über die Möglichkeiten des "home office" hinaus auch außerhalb des Betriebes möglich.
Beide Seiten werden diese Entwicklung beobachten und rechtzeitig Verhandlungen zu geeigneten Rahmenregelungen für das mobile Arbeiten zu vereinbaren.

3.8 Qualifizierung der Mitarbeitenden

Die Qualifizierung muss bezüglich ihres Umfangs, Inhalts und der zeitlichen Abwicklung geplant werden.
Qualifizierungsmaßnahmen sollen in zeitlich enger Kopplung an die Einführungstermine der jeweiligen Systeme stattfinden.
Sie werden grundsätzlich allen Betroffenen angeboten und vermitteln über die Bedienungsfunktionen hinaus immer auch ein Verständnis der Funktionsweise des gesamten Systems.
Ergänzend zur Schulung werden anwendungsbezogene Trainings- und Betreuungsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt.

4. Verfahrensregelungen

4.1 Neue Systeme und Veränderung bestehender Systeme

Das Unternehmen informiert den Betriebsrat über neue Systeme sowie funktionale Änderungen bestehender Systeme rechtzeitig vor der Einführung bzw. Umsetzung. Auf Wunsch des Betriebsrats findet eine Beratung statt.

Beide Seiten beraten bei dieser Gelegenheit, ob es ergänzender Regelungen zu dieser Vereinbarung bedarf. Auf Verlangen einer Seite werden entsprechende Verhandlungen aufgenommen.

4.2 Initiativrecht 


Abweichungen von den Grundsätzen der Ziffer 3 bedürfen einer diese Vereinbarung ergänzenden Regelung. Macht der Betriebsrat bei einem System zu einem späteren Zeitpunkt Verletzungen der Grundsätze gem. Ziffer 3 geltend, so ist darüber ebenfalls mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung zu verhandeln. 

Wird in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen beider Seiten vorsieht, keine Einigung erreicht, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.
Zur Überprüfung der Einhaltung dieser Betriebsvereinbarung und der sie ergänzenden Regelungen kann der Betriebsrat unter Beachtung der Bestimmung des § 80 Abs. 3 BetrVG einen Sachverständigen seiner Wahl hinzuziehen.

5. Schlussbestimmung

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie ist mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende kündbar. Im Falle der Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Regelung.

Karl Schmitz, Juni 2017
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