Nutzungsbedingungen für den Umgang mit E-Mail

Grundregeln

    1. Offizielle Dokumente, d.h. Dokumente, die für rechtliche oder geschäftliche Belange benötigt werden: Gemäß den Regeln für die Aufbewahrung von Papierdokumenten am jeweiligen Standort.

    2. Projekt- oder problembezogene interne Nachrichten, d.h. Protokolle zu Projektmeetings oder Problembeschreibungen: Mindestens 30 Tage, aber nicht länger als zwei Jahre nach Projektabschluss oder Problemlösung.

    3. Gelegenheitskorrespondenz, d.h. informelle geschäftliche oder persönliche Nachrichten wie z.B. die Bestätigung eines Meetings oder eine Glückwunschmitteilung: Maximal 30 Tage.

 

Persönliche Ordner:

 

Angemessene Verwendung von E-Mail

Beim Senden einer Nachricht sollten die folgenden bewährten Regeln beachtet werden:

    1. "an": Hauptempfänger, Aktion erforderlich (wenn die Nachricht eine Aktion nach sich ziehen soll).

    2. "cc" (carbon copy): Empfänger einer Kopie (informativ), keine Aktion erforderlich.

    3. "bcc" (blind carbon copy): Empfänger einer blinden Kopie, d.h. nicht sichtbar für die anderen Empfänger; aus Gründen der Transparenz sollte diese Möglichkeit nicht genutzt werden.

 

Andere bewährte Regeln, die beachtet werden sollten:

 

Folgende Nachrichtentypen nur verschlüsselt senden:

 

Folgende Nachrichtentypen dürfen nicht per E-Mail gesendet werden:

 

Ausnahmen von der Vertraulichkeit

Nachrichten sind für Sender und Empfänger vertraulich. Soweit die zuständigen Mitarbeiter bei der Behebung von Störfällen oder Sicherheitslücken mit Nachrichten oder Adressinformationen in Verbindung kommen, ist es ihnen nicht gestattet, derartige Informationen an andere Personen weiterzugeben, es sei denn, dies ist für die Durchführung der jeweiligen Maßnahme erforderlich.

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