Betriebsvereinbarung "Mobile Kommunikation"

Seit die Tarife der Mobilfunkprovider für Telefonie und Internetnutzung fallen, werden auch in den Unternehmen nicht mehr nur die oberen Hierarchieebenen, sondern immer häufiger auch "Normalangestellte" mit Smartphones (z.B. Apples iPhones) ausgestattet.

Technik, deren Benutzung im besten Fall Spaß macht, die Arbeit erleichtert und auch abseits des Arbeitslebens gern genutzt wird, wenn denn die private Nutzung erlaubt ist. Technik, die aber auch einen verantwortungsvollen Umgang aller Beteiligten erfordert: Das Problem der ständigen Erreichbarkeit und der damit einhergehenden Stressbelastung hat es mittlerweile bis in die Berichterstattung von Tagespresse und TV-Magazinen geschafft. Und es gehört auch an den Beginn von Betriebsvereinbarungen, die den Umgang mit den mobilen Alleskönnern regeln.

Wir skizzieren im Folgenden die Inhalte einer Vereinbarung, die eine private Nutzung der Geräte ermöglicht und auf die gemeinsame Verantwortung von Smartphonenutzern und ausgebendem Unternehmen setzt.

Regelungsinhalte

a. Ständige Erreichbarkeit

Eine dienstliche Nutzung außerhalb der Arbeitszeit soll nur in Ausnahmefällen erfolgen. Bei Ausgabe eines Smartphones erhält der Nutzer zudem ein von Betriebsrat und Unternehmen gemeinsam verfasstes Schreiben, in dem ausdrücklich betont wird, dass weder die Erwartung noch die Verpflichtung besteht, Smartphones außerhalb der Arbeitszeiten zu benutzen.

b. Welche Mitarbeiter erhalten Smartphones?

Der Kreis der Beschäftigten, die mit Smartphones ausgestattet werden können, ist zu definieren. Dabei ist das Gleichheitsprinzip zu beachten, allein fachliche Kriterien dürfen den Ausschlag geben. Zu klären ist, ob die Mitarbeiter .

c. Ausstattung der Smartphones

Die Ausstattung durch den Arbeitgeber sollte auch dienstlich notwendige Zusatzgeräte umfassen, etwa Schutztaschen und Ladekabel, eventuell eine Kfz-Freisprechanlage für Vertriebsmitarbeiter.

d. Dienstliche/Private Nutzung

Smartphones werden den Nutzern zur dienstlichen Verwendung zur Verfügung gestellt. Die private Nutzung darf die arbeitsvertraglichen Pflichten nicht wesentlich beeinträchtigen.

Fälle, in denen die Beschäftigten Kosten privat tragen sollen, müssen definiert werden, um Kostenfallen für die Beschäftigten zu vermeiden. Hier ist besonders die Verwendung der Smartphones im Ausland zu berücksichtigen. Denkbar wäre z.B., dass die Beschäftigten die private Internet-Nutzung im Ausland mit Hilfe von Roaming-Datendiensten selbst zahlen müssen. Für diesen Fall sollte sicher gestellt sein, das die kostenpflichtige Nutzung nur nach ausdrücklicher Freigabe durch den Beschäftigten möglich ist.

Komplizierter wird es, wenn das Nutzen von privaten Apps auf den Smartphones ermöglicht wird. Das Anfertigen von Sicherheitskopien und die spätere Übernahme der gekauften Apps auf andere Mobilgeräte ist je nach mobilen Betriebssystem mittelschwer bis gar nicht möglich. Auch hier sollte der Nutzer Klarheit haben.

Doch auch die dienstliche Nutzung kann problematische Aspekte aufweisen, wenn etwa mit Hilfe von Apps oder Webanwendungen auf sensible Personaldaten zugegriffen werden soll. Hier hilft nur der Blick auf die jeweiligen Einzelfälle, so dass z.B. die Kalendersynchronisation zugelassen wird, der mobile Aufruf von Personalakten oder Leistungskennzahlen von Vertriebsmitarbeitern nicht freigegeben wird.

e. Haftung

Wer bestehende Hardware- oder Softwareschutzmassnahmen umgeht, der wird für den entstandenen Schaden haften müssen. Das sollte dann aber auch ausreichen.

f. Administration

Hier ist für Betriebsräte Aufpassen angesagt! Zur Verwaltung und zur Konfiguration der ausgegebenen Smartphones nutzen Unternehmen eine spezielle Software, im Technik-Jargon "Mobile Device Management" (MDM) genannt. Mit diesen Tools lassen sich Sicherheitsmassnahmen auf den Smartphones festlegen, z.B. Vorgaben für die Verwendung von Passworten oder das Festlegen von Sperren nach längerer Inaktivität des Geräts. Für den Fall eines Diebstahls können Funktionen aktiviert werden, die das Fernlöschen des Smartphones ermöglichen (sog. "wipen").

Die eingesetzte Administrationssoftware bietet aber häufig noch sehr viel weitreichendere Zugriffsmöglichkeiten, die unbedingt ausgeschlossen werden sollten. Dazu gehört der Zugriff auf die Inhaltsdaten der Smartphones selbst (Fotos, Mails etc.), das Analysieren der Kommunikationspartner, das Abrufen von Login-Zeiten oder die Überwachung von Ortungsdaten.

Hoch problematisch ist das Nutzen von biometrischen Merkmalen wie Fingerabdrücken zum Entsperren der Smartphones. Während PINs und Passworte jederzeit gewechselt werden können, ist der Fingerabdruck ein bleibendes Identitätsmerkmal. Eine fehlerhafte Konfiguration, ein Dateneinbruch, eine Unachtsamkeit im Umgang mit den Daten können daher lebenslange Beeinträchtigungen des Trägers nach sich ziehen. Möglicherweise wären die Daten sogar zur Manipulation von Ausweisdokumenten verwendbar. Die Betriebsvereinbarung sollte daher die Verwendung biometrischer Verfahren ausschließen.

f. Auswertungen

In Zeiten, in denen die Mobilfunknutzung über Flatrates abgerechnet wird, ist der Sinn von personenbezogenen Auswertungen zunächst generell zu hinterfragen. Oft dürften summierte Auswertungen ohne Personenbezug ausreichen und so sollte es vereinbart werden.

Für den Nachweis ihrer Abrechnungen führen die Mobilfunkprovider Einzelverbindungsnachweise für die einzelnen Mobilfunknummern. Eine Vereinbarung sollte daher klarstellen, zu welchem Zweck und durch welche Personen diese Einzelverbindungsnachweise angefordert werden dürfen, etwa wenn der Nutzer selbst für sich einen Nachweis über die ihm zugerechneten Gespräche wünscht. Alle Provider bieten mittlerweile an, in den Listen die jeweils letzten vier angezeigten Ziffern unkenntlich zu machen.

g. Sonstiges

Natürlich muss eine Vereinbarung Passagen zur Qualifizierung von Nutzern und Administratoren beinhalten. Auch sollten die Rechte des Betriebsrats bei Kontrollen und bei Erweiterungen und Änderungen der eingesetzten Systeme sicher gestellt werden. Nähere Ausführungen dazu

Der oben skizzierte Regelungsrahmen betrifft dienstliche Smartphones, die den Beschäftigten zur Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Zunehmend schlagen Unternehmen aber auch dem umgekehrten Weg ein und erlauben den Beschäftigten, dass diese ihre privaten Geräte bei ihrer Arbeit verwenden. - Ein Konzept für das sich das Schlagwort "bring-your-own-device" (byod) herausgebildet hat. Bei der Einführung von "bring-your-own-device" spielt die Frage der Abgrenzung von privaten und dienstlichen Inhalten, Sicherheitsaspekte und die damit Zugriffsrechte der Administration eine noch wichtigere Rolle. Wir halten es daher für eine gute Idee, klarzustellen, dass die Einführung von "bring-your-own-device" die erneute Mitbestimmung auslöst.

Gerne unterstützen wir Sie beim konkreten Erarbeiten einer Betriebsvereinbarung zur "Mobilen Kommunikation". Dabei berücksichtigen wir die betrieblichen Besonderheiten sowie die speziellen technischen Möglichkeiten der bei Ihnen eingesetzten Geräte und Softwaresysteme.

Dirk.Hammann@tse.de

 

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