Merkmale von Groupware-Software

Groupware ist Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit vornehmlich in Arbeitsgruppen. Im Gegensatz zur Workflow-Software, bei der es um die Optimierung meist vorgegebener Arbeitsabläufe geht, steht bei der Groupware der Werkzeug-Charakter im Vordergrund: die Software will Arbeitsgruppen dabei unterstützen, ihre Arbeit besser zu organisieren. Die wichtisten Charakteristika einer Groupware-Software sind:

Gegenüber dem Informationscharakter der Software ist der Kommunikationscharakter deutlich stärker betont als bei klassischen Datenbankanwendungen. Die der Software möglicherweise kritisch entgegenzuhaltende Schwäche bei der Verarbeitung strukturierter Information läßt sich durch die Integration von Datenbankanwendungen ausgleichen.

Die Dokumentenorientierung der Informationsdarstellung bietet viele Gestaltungsmöglichkeiten in Richtung "interaktiver" Dokumente, die von allen bekannten Multimedia-Möglichkeiten Gebrauch machen können. Die Benutzeroberfläche sieht dann oft aus wie die den Mitarbeiterinnen und

Softwaresysteme können in der Regel so geplant werden, daß zu den Servern verteilter Anwendungen nicht dauerhaft Kontakt bestehen muß; Replikationsmechanismen des Systems müssen dann für den automatischen Austausch zwischenzeitlicher Änderungen für die davon betroffenen Teilnehmer sorgen, sobald der volle Netzwerkkontakt wieder besteht.

Die Vorteile der Software lassen sich dann besonders gut nutzen, wenn dem zu unterstützenden Arbeitssystem eine Art "Open-Book-Philosophie" zugrunde liegt. Die Information, die die Arbeitsprozesse begleitet und zu ihrer Steuerung erforderlich ist, wird offengelegt und somit transparent für alle Mitarbeiter/innen. Eine Arbeitskultur, in der jeder sein Wissen für sich behält, kann dieser Software keine Vorteile abgewinnen. Denn jeder Teilnehmer einer Gruppe kann sehen, was die anderen getan haben bzw. tun. Dies zahlt sich vor allem in solchen Situationen aus, in denen Mitarbeiter/innen mit unterschiedlichen Aufgaben und Komponenten verschiedene Aspekte eines Projekts oder Vorgangs bearbeiten und somit über ihre wechselseitigen Initiativen und Aktivitäten immer auf dem aktuellen Stand der Ereignisse informiert sein können. Zeitliche und inhaltliche Informationsverluste werden weitgehend vermieden, weil die betroffenen Personen direkt miteinander kommunizieren können und die vermittelnden Leistungen von Trägern der betrieblichen Hierarchie nicht erforderlich sind; vielmehr läßt sich eine aufgabenangemessene Verteilung der Kompetenzen realisieren. Eigeninitiative und lokale Verantwortlichkeit der Mitarbeiter/innen lassen sich gut in Szene setzen, ohne daß die Steuerungsfunktionen in komplexen Arbeitszusammenhängen verloren gehen.

Eine von der Software begünstigte Drill-Down-Technik unterstützt das Anbieten mit zusammengefaßten Überblicksinformationen, die im Bedarfsfall verfeinert werden können. Das Interesse wird dadurch deutlich auf die Steuerung der Arbeit inklusive Eingriffsmöglichkeiten in kritischen Situationen gelenkt und weniger auf die Kontrolle der Vorgänge, die ohnehin meist nur nach Abschluß der Arbeiten möglich ist und dann eher Vertuschungs- und Rechtfertigungsprozesse im Sinne eines Schwarzer-Peter-Spiels provoziert. Somit wird deutlich, daß eher motivierende als kontrollierende Führungsstile gefragt sind, wenn eine Optimierung des Arbeitssystems erreicht werden soll.

Die Qualifikationen, die zur Entwicklung von Groupware-Anwendungen erforderlich sind, verschieben sich von der informatik-spezifischen Programmierung in Richtung des jeweiligen Anwendungsbereichs und auf die Ebene des Designs von Arbeitssystemen. Man muß Geschäftsprozesse analysieren und in softwareunterstützbare Abläufe übersetzen können, wobei die fatalen Defizite der klassischen Geschäftsprozeßanalyse-Tools, nämlich sich weitestgehend auf die formalisierbaren Prozesse zu konzentrieren und die informellen Prozesse entweder gar nicht erst zu sehen oder sträflich zu vernachlässigen, weitgehend vermeidbar sind. Letzteres vor allem, weil die Software den Umgang mit unstrukturierter Information erlaubt.

"Unstrukturiert" kennzeichnet dabei ja lediglich den Eingangszustand, der zu Anstößen für von Menschen initiierten Aktivitäten führen kann. Somit ist ein Softwaresystem zu entwerfen, das nicht nur technisch abwickelbare Aktivitäten umfaßt, sondern die Rolle der arbeitenden Menschen als aktive Elemente des Arbeitssystems berücksichtigt.

Anwendungsentwicklungen erlauben weiter das bereits frühzeitige Einbeziehen der späteren Anwender in den Entwicklungsprozeß. Es müssen nicht abstrakt-technisch verfaßte Pflichtenhefte oder Datenflußpläne erörtert werden. Vielmehr kann die Idee der Softwareentwicklung schnell in einem Prototyp realisiert werden, der von den späteren Benutzern bezüglich seiner Tauglichkeit konkret bewertbar ist. Das technische System wird damit bereits in frühen Phasen seiner Entwicklung "sinnlich" erfahrbar und damit diskutierbar. Die spätere Anwendung kann durch stufenweise Verfeinerung des Prototyps erreicht werden, und dies kann im Sinne eines gemeinsam von Entwicklern und Benutzern getragenen kontinuierlichen Verbesserungsprozesses organisiert werden.

In aktueller Vergangenheit haben sich viele Unternehmen von Softwareeigenentwicklungen abgewendet und sich weitgehend für den Einsatz von Standardsoftware entschieden. Die Gründe hierfür waren vordergründig finanzieller Art. Heute läßt sich diese Frage neu bewerten, da die Entwicklungswerkzeuge einen immensen Produktivitätszuwachs aufweisen können und sich die Entwicklungszeiten spürbar verkürzen lassen (von mehreren Jahren auf wenige Monate). Somit läßt sich die Frage, wo der Einsatz von Standardsoftware (nach wie vor) geboten erscheint und wo alternative oder nur ergänzende Eigenentwicklungen Vorteile versprechen, neu aufrollen. Die von vielen Standardsoftwareherstellern avisierten "schlanken Prozesse" waren oft nur Versprechungen und haben den eklatanten Nachteil, daß sie alle einander zum Verwechseln ähnlich sehen. Ein Unternehmen kann auf diese Weise schnell jegliche Originalität verlieren; damit lassen sich nicht unbedingt in jedem Fall Wettbewerbsvorteile begründen.

Fragt man nach den Einsatzgebieten, in denen auf der Basis einer Groupware realisierte Systeme Vorteile bieten, so lassen sich vor allem nennen:

Die meisten der heute durch den Einsatz von Groupware erreichbaren Merkmale eines Arbeitssystems lassen sich auch durch Intranet-Lösungen realisieren.

Haben Sie Fragen zum Thema? Brauchen Sie Unterstützung? Wir beraten Sie gerne!
tse GmbH - info@tse.de - 040/366951,-52